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Kommunaler Beteiligungsbericht: Diese Vorgaben müssen Sie beachten

Ja, ja, jährlich grüßt der Beteiligungsbericht – und leider auch das damit verbundene Bild in vielen Städten und Landkreisen. Denn oft sind Beteiligungsmanager aufgrund des Zeit- und Personalmangels in ihren alten Routinen gefangen. Da werden Informationen aus den Unterlagen der Unternehmen händisch kopiert. Die Abgabefristen für den Beteiligungsbericht kann nicht gehalten werden. Und die genutzte Word-Vorlage ist häufig auch nicht mehr ganz frisch.

Wer diesem Zustand ein Ende bereiten möchte, der setzt entweder auf ein digitales Beteiligungsmanagement samt zugehöriger Fachanwendung oder muss sich gut strukturieren. Damit das mit der Struktur künftig besser klappt, zeigt der vorliegende Artikel, welche Angaben der kommunale Beteiligungsbericht beinhalten sollte – und bietet damit eine gute Gelegenheit, die eigene Vorlage zu ergänzen oder gänzlich zu erneuern.

1. Welche Vorschriften für den kommunalen Beteiligungsbericht gelten

Grundsätzlich unterliegt der kommunale Beteiligungsbericht mehreren rechtlichen Anforderungen. Neben der Frist seiner Erstellung sind seine Inhalte sowie die auszuweisenden Finanzkennzahlen in den jeweiligen Gemeindeordnungen der Länder geregelt. Ein Blick in die Vorgaben der Länder Sachsen, Mecklenburg-Vorpommern und Nordrhein-Westfalen hilft nachzuvollziehen, welche Regelungen das im Einzelnen sind.

1.1 Abgabefrist

Beispiel Sachsen:
Dem Gemeinderat ist jeweils bis zum 31. Dezember des dem Berichtsjahr folgenden Jahres ein Bericht über die Eigenbetriebe und die Unternehmen in einer Rechtsform des privaten Rechts vorzulegen, an denen die Gemeinde unmittelbar oder mittelbar beteiligt ist.

In Mecklenburg-Vorpommern endet die Abgabefrist mit Ablauf des 3. Quartals:
Die Gemeinde hat zum Ende eines Haushaltsjahres einen Beteiligungsbericht über die unmittelbaren und mittelbaren Beteiligungen an Unternehmen und Einrichtungen zu erstellen und diesen Bericht bis zum 30. September des Folgejahres der Gemeindevertretung und der Rechtsaufsichtsbehörde vorzulegen.

1.2. Berichtspflicht

Für Sachsen gilt:
Die Kommune ist verpflichtet, über alle Unternehmen privaten Rechts zu berichten, an denen sie einen Anteil größer-gleich 25 Prozent hält.

Ähnlich verhält es sich in Mecklenburg-Vorpommern:
Die Gemeinde hat zum Ende eines Haushaltsjahres einen Bericht über die unmittelbaren und mittelbaren Beteiligungen an Unternehmen und Einrichtungen zu erstellen. Gemeinden, die einen Gesamtabschluss erstellen, sind von der Pflicht zur Erstellung eines Berichtes nach Absatz 3 befreit.

2. Diese Inhalte muss der kommunale Beteiligungsbericht beinhalten

Zusätzlich regeln die Gemeindeordnungen, welche Inhalte im Beteiligungsbericht aufzuführen sind. Das sind im Einzelnen:

2.1 Beteiligungsübersicht

Beispiel Sachsen:
Zu jedem Beteiligungsunternehmen sind Rechtsform, Unternehmensgegenstand, Unternehmenszweck, Kapital und der prozentuale Besitzanteil der Kommune zu nennen.

2.2 Übersicht der Gremien & Organe

Hier heißt es für Sachsen:
Im Rahmen der Darstellung der Gremienzusammensetzung sind die Organe des Unternehmens, die Zusammensetzung der Organe unter namentlicher Nennung von Geschäftsführung, Vorstands- und Aufsichtsratsmitgliedern, die Anzahl der Mitarbeiter sowie den Namen des bestellten Abschlussprüfers und, soweit möglich, die Namen und Beteiligungsanteile der anderen Anteilseigner zu nennen.

Für Mecklenburg-Vorpommern hingegen gilt:
Der Bericht hat insbesondere Angaben über die Zusammensetzung der Organe der Gesellschaft zu enthalten.

2.3 Beteiligungsverhältnisse

Auch eine Übersicht der Beteiligungsverhältnisse sehen die verschiedenen Kommunalverordnungen vor.

So ist für Mecklenburg-Vorpommern geregelt:
Der Bericht hat insbesondere Angaben über die Beteiligungsverhältnisse zu machen.

Gleichsam heißt es in der Gemeindeordnung von Nordrhein-Westfalen:
Der Beteiligungsbericht hat folgende Informationen zu sämtlichen verselbständigten Aufgabenbereichen in öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher Form zu enthalten, sofern in diesem Gesetz oder in einer Rechtsverordnung nichts anderes bestimmt wird: 1. die Beteiligungsverhältnisse.

2.4 Öffentlicher Zweck

Während es in Sachsen und Nordrhein-Westfalen hierzu keine explizite Regelung gibt, gilt für Mecklenburg-Vorpommern:
Der Bericht hat insbesondere Auskunft über die Erfüllung des öffentlichen Zwecks zu geben.

2.5 Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen der Beteiligungen

Sehr detailliert äußert sich hierzu die Gemeindeverordnung in Sachsen:
Neben den wichtigsten Bilanz- und Leistungskennzahlen für das Berichtsjahr und die beiden vorherigen Geschäftsjahre, sind die Plandaten sowie eine Plan-Ist-Vergleich für das Berichtsjahr je Unternehmen auszuweisen. Die Kennzahlen sollen eine Beurteilung der Vermögenssituation, der Kapitalstruktur, der Liquidität, der Rentabilität sowie des Geschäftserfolgs vom Unternehmen zulassen.

In Mecklenburg-Vorpommern dagegen heißt es:
Der Bericht hat insbesondere Angaben über die wirtschaftliche Lage und Entwicklung eines Unternehmens zu machen.

In der Gemeindeordnung von NRW steht dazu:
Der Beteiligungsbericht hat folgende Informationen zu sämtlichen verselbständigten Aufgabenbereichen in öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher Form zu enthalten: 1. die Jahresergebnisse der verselbständigten Aufgabenbereiche.

2.6 Finanzbeziehungen- und Leistungsbeziehungen

Die Gemeindeordnung in Sachsen sieht vor:
Finanzielle Abhängigkeiten, die sich aus Gewinnabführung, Verlustabdeckungen, sonstigen Zuschüssen, Bürgschaften bzw. sonstigen Gewährleistungen und Vergütungen ergeben, sind sowohl für die Gemeinde und deren kommunalen Betriebe als auch für die Beteiligungsunternehmen untereinander darzustellen.

In NRW gibt es hierzu eine ähnliche Regelung:
Der Beteiligungsbericht hat folgende Informationen zu sämtlichen verselbständigten Aufgabenbereichen in öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher Form zu enthalten: 4. Leistungsbeziehungen der Beteiligungen untereinander und mit der Gemeinde.

Und auch ich Mecklenburg-Vorpommern ist das Thema Finanz- und Leistungsbeziehungen fester Bestandteil des Beteiligungsberichts. Hierzu heißt es:
Der Bericht hat insbesondere Angaben über die Kapitalzuführungen und -entnahmen durch die Gemeinde und Auswirkungen auf die Haushalts- und Finanzwirtschaft zu machen.

2.7 Lagebericht

Zum Lagebericht heißt es in der Sächsischen Gemeindeverordnung:
Der Beteiligungsbericht solle wesentliche Sachverhalte aus dem Lagebericht der Geschäftsführung zum Berichtsjahr und dem darauffolgenden Geschäftsjahr einschließlich einer Bewertung der Kennzahlen enthalten.

Während es in Nordrhein-Westfalen hierzu keine Regelung gibt, heißt es im Mecklenburg-Vorpommern:
Der Bericht hat insbesondere Angaben über die wirtschaftliche Lage und Entwicklung der Gesellschaften zu geben.

3. Welche Inhalte sich daraus für den kommunalen Beteiligungsbericht ergeben

Fasst man die Punkte der einzelnen Verordnungen zusammen, ergibt sich folgende Übersicht der wichtigsten Inhalte eines kommunalen Beteiligungsberichts:

Übersicht: Inhalte des kommunalen Beteiligungsberichts

4. Fazit zum kommunalen Beteiligungsbericht

Enthält Ihr Beteiligungsbericht die genannten Angaben, deckt er die meisten rechtlichen Vorgaben ab. Zusätzlich erfüllt er auch die Kriterien an ein gut strukturiertes und aussagekräftiges Nachschlagewerk, das die kommunalen Wirtschaftsverflechtungen transparent darstellt. Hierin erfüllt der kommunale Beteiligungsbericht dann auch genau seinen Zweck – als Informationsquelle für Politik UND für Bürger.

Unterstützung beim Erstellen des Beteiligungsberichts liefert auch der Beteiligungsbericht auf Knopfdruck.