Professionelle Quartalsberichte im kommunalen Beteiligungs- management: Struktur, Inhalte und Steuerungsimpulse

Ein professioneller Quartalsbericht ist ein zentrales Führungs- und Steuerungswerkzeug im kommunalen Beteiligungsmanagement. Denn: Nur wenn wirtschaftliche, operative und strategische Entwicklungen strukturiert, vergleichbar und verständlich dargestellt werden, können Aufsichtsräte sowie KämmerInnen Risiken frühzeitig erkennen und wirksam eingreifen. Doch wie ist ein solcher Bericht aufgebaut?

Ein kommunaler Quartalsbericht bezeichnet ein standardisiertes Berichtsformat zur unterjährigen Abbildung der wirtschaftlichen, operativen und strategischen Lage kommunaler Beteiligungen. Er ist damit ein zentrales Instrument moderner kommunaler Steuerung und zur Grundlage nachhaltiger kommunaler Unternehmensführung. Ein professionell aufgebauter Bericht:

• schafft Transparenz,

• ermöglicht frühzeitige Risikoerkennung und

• unterstützt fundierte Entscheidungen in Aufsichtsgremien und Verwaltung.

Mehr zur Notwendigkeit eines solchen Berichtswesens wird im ersten Beitrag dieser Serie erläutert.

Kernbestandteile eines Quartalsberichts

Ein professioneller Quartalsbericht zeichnet sich durch die klare Auswahl steuerungsrelevanter Inhalte, eine einheitliche Struktur und eine verständliche, analytische Aufbereitung aus. Bewährt hat sich ein modularer Aufbau mit klar definierten Bestandteilen.

1. Management Summary (Einstieg)

• Verdichtet zentrale Entwicklungen auf wenige Kernaussagen

• Ermöglicht eine schnelle Lageeinschätzung

• Wesentliche Elemente:

  • Kurzbewertung der wirtschaftlichen Gesamtlage

  • Relevante Planabweichungen

  • Zentrale Risiken

  • Identifizierte Entscheidungs- oder Handlungsbedarfe

  • Ampelbewertung (grün = im Plan, gelb = Risiko, rot = Handlungsbedarf); dient als Frühwarn- und Priorisierungsinstrument

2. Überblick über die Beteiligungslandschaft

Professionelle Quartalsberichte stellen Beteiligungen im Kontext der gesamten kommunalen Struktur dar. Eine Beteiligungsmatrix, strategische Einordnung, organisatorische Veränderungen sowie finanzielle Querbeziehungen zwischen Beteiligungen und kommunalem Haushalt schaffen Transparenz und unterstützen die Gesamtsteuerung.

3. Einzelfallberichte (Herzstück)

Ein einheitliches Berichtsraster ist Voraussetzung für Vergleichbarkeit und belastbare Steuerung. Ein professioneller Einzelfallbericht umfasst insbesondere:

• Wirtschaftliche Kennzahlen wie Soll-Ist-Vergleich, Liquiditätssituation, Investitionsvolumen, Verschuldungs- und Eigenkapitalentwicklung (mit Blick auf Ursachen, Risiken und mögliche Auswirkungen auf den kommunalen Haushalt)

• Operative Leistungskennzahlen (KPIs) wie Fahrgastzahlen im Verkehr, Versorgungssicherheit bei Stadtwerken, Leerstandsquoten im Wohnungsbau oder Besucherzahlen im Kultur- und Freizeitbereich (mit Blick auf Wirtschaftlichkeit und Effizienz)

• Erläuterung und Ursachenbewertung wesentlicher Abweichungen vom Wirtschaftsplan oder vom Vorjahr; Unterscheidung zwischen kurzfristigen Effekten und strukturellen Entwicklungen; Informationen zu ergriffenen oder erforderlichen Steuerungsmaßnahmen

• Rechtliche und organisatorische Entwicklungen wie Veränderungen in der Geschäftsführung, relevante Gremienbeschlüsse, laufende Compliance-Themen und Stand strategisch wichtiger Projekte

• Systematische Darstellung wesentlicher Risiken (nach Eintrittswahrscheinlichkeit, finanzieller Wirkung und Steuerbarkeit) und Chancen (aus Markt-, Struktur- oder Organisationsentwicklungen)

4. Querschnittsthemen

Moderne Quartalsberichte integrieren strategische Zukunftsthemen wie Klimaschutz, Digitalisierung, IT-Sicherheit, Compliance und Personalentwicklung. Diese Aspekte sind entscheidend für die langfristige Leistungsfähigkeit kommunaler Unternehmen.

5. Ausblick

Der Ausblick verbindet Analyse und Steuerung. Er enthält:

• Einschätzungen zur Ergebnis- und Liquiditätsentwicklung

• Hinweise auf anstehende Beschlüsse

• Erwartbare Risiken oder Engpässe

• Geplante Investitionen oder strategische Vorhaben

Damit liefert er konkrete Orientierungen für die kommende Steuerungsperiode.

Quartalsberichte auf Knopfdruck? Die Saxess AG unterstützt Kommunen und Beteiligungsverwaltungen dabei, unterjährige Berichtssysteme zu konzipieren, einzuführen und weiterzuentwickeln. Sprechen Sie gerne mit unserem Experten Daniel Hübner.

 

Im dritten Teil unserer Reihe „Quartalsberichte im kommunalen Beteiligungsmanagement“ zeigen wir, wie Sie ein solches Berichtswesen erfolgreich einführen.

 

Fragen & Antworten zum kommunalen Quartalsbericht

Welche Inhalte sind im kommunalen Quartalsbericht unverzichtbar?

Management Summary, finanzielle Kennzahlen mit Plan-Ist-Vergleich, operative KPIs, Risiko- und Chancenbericht, rechtliche und organisatorische Entwicklungen sowie ein strukturierter Ausblick.

Welche Rolle spielt das Management Summary im kommunalen Quartalsbericht?

Es verdichtet die wichtigsten Informationen und ermöglicht eine schnelle, priorisierte Lageeinschätzung – insbesondere durch Ampelbewertungen.

Reichen Finanzkennzahlen für die Steuerung aus?

Nein. Erst die Kombination aus finanziellen, operativen und qualitativen Informationen ermöglicht eine realistische Beurteilung der Unternehmenslage.

Was unterscheidet gute von schlechten Quartalsberichten?

Gute Quartalsberichte sind klar strukturiert, vergleichbar, analytisch kommentiert und auf Steuerung ausgerichtet. Schlechte Berichte sind zahlenlastig, uneinheitlich und liefern keine Entscheidungsgrundlagen.