Auditzeit reduzieren – durch digitales Risikomanagement

Für viele Unternehmen ist ein Audit vor allem eines: aufwendig. Informationen zu Risiken, Maßnahmen und Verantwortlichkeiten zusammenzutragen, kostet Zeit und bindet wertvolle Ressourcen. Eine Risikomanagement-Software kann diesen Aufwand deutlich reduzieren. Sie schafft Transparenz, bündelt auditrelevante Informationen an einem zentralen Ort und unterstützt Unternehmen dabei, Audits effizienter vorzubereiten und durchzuführen. Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt unser fiktives Beispiel.

Die Müller & Hartmann Präzisionstechnik GmbH ist ein mittelständischer Hersteller. Das Unternehmen produziert Präzisionsbauteile für den Maschinenbau, die Automobilzulieferindustrie und die Medizintechnik. Rund 280 Mitarbeitende arbeiten an zwei Standorten in Produktion, Qualitätssicherung, Einkauf, Entwicklung und Verwaltung.

Mit zunehmender Kundenzahl steigen auch die Anforderungen an das Unternehmen. Neben internen Prüfungen finden regelmäßig Kundenaudits, Lieferantenaudits und externe Sichtungen im Rahmen des Qualitätsmanagements statt.

Warum ist die Auditvorbereitung so zeitintensiv?

Auf den ersten Blick scheint das Unternehmen gut aufgestellt zu sein. Es gibt definierte Prozesse, Risikobewertungen, Maßnahmenlisten und Verantwortlichkeiten. Im Arbeitsalltag zeigt sich jedoch ein anderes Bild:

• Risikobewertungen werden in Excel gepflegt.
• Der Bearbeitungsstand von Maßnahmen wird per E-Mail abgefragt.
• Nachweise und Auditprotokolle liegen in unterschiedlichen Ordnern.
• Verantwortlichkeiten sind nur teilweise zentral dokumentiert.

Vor jedem Audit beginnt deshalb dieselbe zeitaufwendige Phase: Informationen werden aus verschiedenen Quellen zusammengetragen, Verantwortliche kontaktiert und Nachweise aktualisiert. Statt sich auf die eigentliche Prüfung zu konzentrieren, investieren die Beteiligten viel Zeit in organisatorische Aufgaben.

Der größte Zeitaufwand entsteht bei den Vor- und Nachbereitungen

Der Aufwand bei Müller & Hartmann ist kein Einzelfall. Eine Erhebung des Werkzeugmaschinenlabors der RWTH Aachen und nextAudit* zeigt:

• Der durchschnittliche Zeitaufwand pro Audit beträgt rund 19 Stunden.
• Mehr als 68 Prozent dieser Zeit entfallen auf nicht wertschöpfende Tätigkeiten wie Vorbereitung, Nachbereitung, Maßnahmenverfolgung, Dokumentation und Abstimmung.
• 92 Prozent der Unternehmen setzen im Auditprozess auf Microsoft Office.

Bei Müller & Hartmann zeigt sich der Aufwand besonders deutlich bei größeren Kundenaudits. Für Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung benötigt das Unternehmen hier durchschnittlich 40 Stunden.

Wie hilft digitales Risikomanagement bei Auditprozessen?

Um den Aufwand zu reduzieren, entscheidet sich Müller & Hartmann für die Einführung einer Risikomanagement-Software.

Seitdem werden Unternehmensdaten und Risiken zentral in der Software erfasst, einheitlich bewertet und hier direkt mit Maßnahmen, Verantwortlichen, Fristen und Nachweisen verknüpft.

Wichtige Vorteile:

• Risiken, Maßnahmen und Nachweise sind zentral abrufbar.
• Verantwortlichkeiten und Fristen sind eindeutig dokumentiert.
• Feststellungen aus früheren Audits lassen sich nachvollziehen.
• Rückfragen der AuditorInnen lassen sich schneller beantworten.
• Berichte und Übersichten müssen nicht mehr manuell erstellt werden.

Digitales Risikomanagement sorgt also dafür, dass auditrelevante Informationen nicht erst kurz vor der Prüfung zusammengesucht werden müssen. Sie stehen jederzeit aktuell und strukturiert zur Verfügung.

Weniger Aufwand, mehr Wirtschaftlichkeit

Bereits beim nächsten Kundenaudit zeigt sich der Effekt der neuen Arbeitsweise.

Durch:

• geringeren Suchaufwand,
• weniger manuelle Abstimmungen,
• klar definierte Zuständigkeiten und
• eine konsequente Maßnahmenverfolgung

reduziert sich der gesamte Auditaufwand von 40 auf 24 Stunden – eine Zeitersparnis von 16 Stunden beziehungsweise 40 Prozent.

Der wirtschaftliche Nutzen wird besonders deutlich, wenn diese Einsparung auf mehrere Audits pro Jahr übertragen wird.

Beispielrechnung:

• 12 Kundenaudits pro Jahr
• 16 Stunden Zeitersparnis pro Audit
• 192 eingesparte Arbeitsstunden jährlich

Bei einem internen Stundensatz von beispielsweise 80 Euro entspricht dies einem Einsparpotenzial von rund 15.360 Euro pro Jahr. Zusätzlich profitieren Unternehmen von einer höheren Datenqualität, mehr Transparenz und einer geringeren Abhängigkeit vom Wissen einzelner Mitarbeitender.

Die tatsächliche Wirtschaftlichkeit hängt selbstverständlich von Faktoren wie Unternehmensgröße, Anzahl der Audits und bestehenden Prozessen ab. Das Beispiel verdeutlicht jedoch, dass sich digitales Risikomanagement nicht nur organisatorisch, sondern auch wirtschaftlich auszahlen kann.

Sie möchten wissen, wie viel Auditzeit Sie einsparen können? Sprechen Sie mit unserem Experten Daniel Hübner.

* Quelle: https://next-audit.de/wp-content/uploads/2020/12/20201201_QZ_Auditerhebung.pdf

FAQ: Digitales Risikomanagement und Auditaufwand

Was ist ein Audit?

Ein Audit ist eine systematische Prüfung. Dabei wird kontrolliert, ob ein Unternehmen festgelegte Anforderungen, Regeln, Prozesse oder Standards einhält. Dazu zählen beispielsweise interne Audits, Kundenaudits, Lieferantenaudits oder externe Zertifizierungsaudits.

Damit Audits erfolgreich durchgeführt werden können, müssen Prozesse nachvollziehbar dokumentiert, Nachweise schnell auffindbar, Risiken systematisch bewertet und Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sein. Außerdem sollte nachvollziehbar sein, wie das Unternehmen auf festgestellte Abweichungen reagiert.

Warum sind Audits oft aufwendig?

Für Audits müssen zahlreiche Informationen bereitgestellt werden. Dazu gehören unter anderem Prozessbeschreibungen, Risikoanalysen, Maßnahmenpläne, Prüfberichte, Verantwortlichkeiten sowie Nachweise über umgesetzte Korrekturmaßnahmen.

Sind diese Informationen auf verschiedene Excel-Dateien, E-Mail-Postfächer oder Abteilungsordner verteilt, entsteht ein erheblicher Such- und Abstimmungsaufwand.

Wie kann digitales Risikomanagement die Auditzeit reduzieren?

Eine Risikomanagement-Software bündelt Risiken, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, Fristen und Nachweise an einem zentralen Ort. Dadurch können Unternehmen schneller nachweisen, welche Risiken bestehen, welche Maßnahmen bereits umgesetzt wurden und welche Dokumentationen vorliegen. Automatische Erinnerungen und klar definierte Zuständigkeiten unterstützen zusätzlich dabei, Fristen einzuhalten und Maßnahmen konsequent nachzuverfolgen.

Welche Rolle spielt Microsoft Office im Auditprozess?

Viele Unternehmen organisieren ihre Audits weiterhin mit Microsoft Office. Mit wachsender Anzahl an Audits und Dokumenten steigt jedoch häufig der manuelle Pflege- und Abstimmungsaufwand.

Wie lässt sich der ROI einer Risikomanagement-Software berechnen?

Ein möglicher Ansatz ist die eingesparte Auditzeit. Im fiktiven Beispiel sinkt der Aufwand von 40 auf 24 Stunden. Das entspricht 16 eingesparten Stunden beziehungsweise einer Reduktion um 40 Prozent. Hochgerechnet auf mehrere Audits pro Jahr entsteht ein messbarer wirtschaftlicher Nutzen. Hinzu kommen qualitative Vorteile wie mehr Transparenz, aktuellere Risikodaten und eine bessere Nachvollziehbarkeit.