“Der digitale Aktenschrank to go”

Modernes Beteiligungsmanagement bei der Stadt Trier

Vor mehr als 2000 Jahren gegründet, ist Trier die älteste Stadt Deutschlands und kann mit neun UNESCO-Weltkulturerbestätten aus nahezu allen Epochen auf eine bewegte Vergangenheit zurückblicken. Alt bedeutet aber nicht gleich von gestern. In Sachen Digitalisierung ist die Verwaltung der Universitätsstadt nämlich sehr gut aufgestellt.

Als Teil der städtischen Kernverwaltung besteht das Beteiligungsmanagement aus vier Mitarbeitern, die über 60 mittelbare und unmittelbare Beteiligungsunternehmen betreuen. Darunter fallen Aufgaben der Beteiligungsverwaltung und des Beteiligungscontrollings, der Mandatsträgerbetreuung sowie des Risikomanagements. Ursprünglich als reines Beteiligungscontrolling konzipiert, hat sich der Bereich in den vergangenen Jahren stetig weiterentwickelt. Die Komplexität des wachsenden Beteiligungsportfolios führte dazu, dass die strategische Beteiligungssteuerung in den letzten Jahren weiter in den Fokus des Beteiligungsmanagements gerückt ist.

Bereits Anfang der 2000er-Jahre hatte Trier die Notwendigkeit einer zentralen Datenablage für alle wichtigen Unternehmensdaten erkannt. Zunächst nutzten die Mitarbeiter eine intern programmierte Lösung. Im Laufe der Zeit zeigte sich jedoch, dass die zunehmende Flut an Daten in keinem ausgewogenen Verhältnis zum Aufwand und der gewünschten Performanz stand. Der Umstieg zu einem professionellen Softwareanbieter wurde unausweichlich.

Doch bereits die Beschaffung stellte Kommune und Beteiligungsmanager vor Herausforderungen. Dirk Eis, Beteiligungsmanager der Stadt, berichtet:

“Die Suche nach einer professionellen Software als Ersatz für die Eigenlösung verlief zunächst sehr ernüchternd. Nur wenige Softwarelösungen konnten alle von uns gewünschten Funktionen abbilden. Auch wichen die von den Anbietern aufgerufenen Preise in Teilen sehr stark voneinander ab.”

Dennoch wurde die Stadt Trier fündig.

“Wir haben uns am Ende für die Lösung entschieden, die gemäß unseren Anforderungen die größte Kosten-Nutzen-Relation unter den Anbietern liefert”, so Eis.

Fidas Software biete neben einer vollumfänglichen Verwaltung von Stamm- und Finanzdaten einen hohen Anpassungsgrad im Berichtswesen.

“Die Erstellung des Beteiligungsberichts wird stark vereinfacht. Nach der Dateneingabe lässt sich das inzwischen über 300 Seiten starke Werk nahezu auf Knopfdruck generieren”, erklärt Eis.

Auch die klar vorgegebenen Strukturen des Programms unterstützten die Bedienbarkeit und Übersicht im Alltag. Eis findet klare Worte:

“Fidas ist für uns der ideale Begleiter rund um alle Beteiligungsdaten. Die webbasierte Software dient uns während Sitzungen als eine Art digitaler Aktenschrank to go. Auch haben wir die Möglichkeit, schnell und einfach Datenmaterial zu erfassen und nach unseren Wünschen auszuwerten.”

Der webbasierte Zugriff bietet für die Stadt Trier zusätzlich klare Vorzüge.

“Fidas ist unser ständiger Begleiter in Gremiensitzungen und Beratungsterminen. Über Tablet und Laptop sind wir in der Lage, jederzeit auf die aktuellen Daten zuzugreifen. Diese Möglichkeit hat sich insbesondere während der corona-bedingten Home-Office-Phasen als äußerst hilfreich erwiesen.”

Den originalen Beitrag aus dem Behördenspiegel finden Sie hier.