Hansestadt Lüneburg
Digitalvorreiter Hansestadt Lüneburg: der Umstieg, der beinahe nicht gelingen wollte
Jens Sporleder hat ein Ziel. Der Bereichsleiter verantwortet unter anderem das Beteiligungsmanagement der Hansestadt Lüneburg und er und seine beiden Kollegen haben alle Hände voll zu tun. Allein die Entwicklungen der 24 mittel- und unmittelbaren Beteiligungen halten ihn und sein Team gehörig auf Trab. Lange nutzten er und seine Mannschaft für das Management der Beteiligungen Excel und Word. Doch Sporleder wünscht sich ein zentrales Verfahren, das Daten revisionssicher bündelt und die händische Arbeit insbesondere beim Erstellen des Beteiligungsberichts reduziert.
Bei der Suche nach einer passenden Software stößt er auf einen Anbieter, der mit einfacher Pflege von Stammdaten und mit dem automatisierten Verarbeiten der Finanzkennzahlen wirbt. Auch wenn er weiß, dass die angebotene Lösung gemeinsam weiterentwickelt werden muss, um den eigenen Ansprüchen zu genügen, entscheidet er sich für das System. Doch dann der Schock. Kurz nach Einführung der Software meldet sich das Unternehmen und gibt die Insolvenz bekannt. Sporleders Wunsch nach einem Loslösen von Office und den damit verbundenen Einschränkungen rückt in weite Ferne.
Was der 51-Jährige zu diesem Zeitpunkt noch nicht ahnt. Die Kommunalsparte des insolventen Anbieters wurde aufgekauft. Die Leipziger Saxess AG entwickelt ebenfalls eine Software für das kommunale Beteiligungsmanagement und setzt sich mit Lüneburg in Verbindung, um die eigene Fachanwendung vorzustellen. Sporleder atmet auf. Sofort hat er den Eindruck, dass die webbasierte Anwendung der Saxess AG Hand und Fuß hat und die Qualität von fidas Software im Vergleich zum Altsystem auf einem anderen Niveau liegt.
Sporleders wichtigstes Anliegen ist es zunächst einmal, die vorhandenen Daten in einem funktionierenden System zusammenzuführen. Schnell stellt er jedoch fest, dass neben der vereinfachten Stammdatenpflege vor allem die Funktionen bei der Erstellung des Beteiligungsberichts seine Arbeit sehr erleichtern. Mehr noch erlaubt die neue Anwendung, das bereits zuvor etablierte Quartalscontrolling aus der Software heraus aufzubauen. Zwar ist die Einführung parallel zum Tagesgeschäft eine echte Herausforderung. Aber dank der vorhandenen Schnittstellen zur Übernahme von Altdaten, der schnellen Umsetzung von Änderungswünschen und der Tatsache, dass bei Fragen immer jemand erreichbar ist, verläuft alles reibungslos.
Jens Sporleder und sein Team arbeiten mit Zufriedenheit im neuen System. Sie sind froh, dass der revisionssichere Zugriff auf Beteiligungsdaten und Leserechte für Dritte nun möglich ist. Seiner Vision für ein umfassendes Beteiligungsmanagement ist Sporleder trotz aller Widerstände nun ganz nah. Für die Zukunft wünscht er sich für die Quartalsberichterstattung einen Forecast, der es ermöglicht, den Zustand der jeweiligen Gesellschaft in einem Ampelsystem abzubilden. Eine Anforderung, die gemeinsam mit der Saxess AG umgesetzt wird und Sporleder zu seinem Credo veranlasst:
“Wenn eine Kommune vorhat, mehr als nur Stammdaten zu verwalten, ist die Entscheidung für eine professionelle Software genau der richtige Weg.”
Den Originalbeitrag aus dem Behördenspiegel können Sie hier nachlesen.
