Landeshauptstadt München
Software sorgt für mehr Transparenz im Beteiligungsgeflecht
In den letzten Jahrzehnten ist das Geflecht an Tochter- und Enkelgesellschaften der bayrischen Landeshauptstadt stetig gewachsen. Mittlerweile helfen – alle Tochter- und Enkelgesellschaften mitgezählt – mehr als 250 Beteiligungsunternehmen der Isar-Metropole beim Erfüllen ihrer öffentlichen Aufgaben. Doch mit der Zahl der Beteiligungsgesellschaften stieg auch das Bedürfnis an Steuerung der städtischen Unternehmen.
„Insgesamt kümmern sich 9 Referate um die Steuerung der Beteiligungsgesellschaften“, erklärt Felix Gertkemper, Sachgebietsleiter im Direktorium. Er ist Mitglied im Arbeitskreis zum Beteiligungsmanagement im Deutschen Städtetag und weiß wie andere Kommunen in dem Bereich aufgestellt sind. „Aber so dezentral wie wir hier in München arbeiten, das ist schon eher ein Unikum“, stellt er fest.
Und genau hier liegt für ihn eine wichtige Herausforderung. Als zentrale Steuerungseinheit mit der Aufgabe, die unterschiedlichen Referate zu koordinieren, benötigt er häufig Informationen zu Beteiligungsgesellschaften, die jedoch nur den einzelnen Referaten vorliegen.
„Immer wenn der Bürgermeister einen Querschnittsbericht zu den Beteiligungen brauchte, musste vorab in den Referaten abgefragt werden, ob Angaben – wie zum Beispiel im Gesellschaftsvertrag – noch gültig sind. Da haben dann ganz banale Geschichten teilweise zu absurden Arbeitsaufwänden geführt“, erinnert sich Gertkemper schmunzelnd.
Angesichts der dezentralen Aufstellung war ihm und seinen Kollegen schon früh klar: Wir brauchen eine gemeinsame Datenplattform, auf der die Verantwortlichen einen einheitlichen, aktuellen und schnellen Zugang zu den wesentlichen Informationen der Beteiligungsgesellschaften haben. Nicht nur, weil sich damit Koordinationsaufgaben leichter und besser erfüllen lassen. Sondern auch mit Blick auf den jährlichen Beteiligungsbericht. Denn was in den zurückliegenden Jahren jeweils zu zwei dicken Bänden an Informationen zu den Beteiligungen zusammengetragen wurde, sollte in Zukunft schnell und effizient zu erstellen sein. Allerdings war das leichter gesagt als getan.
Denn einerseits wurden aufgrund der Vielzahl wichtiger Digitalisierungsprojekte zunächst andere Prioritäten gesetzt. Gleichzeitig hat die Umorganisation der IT zu Verzögerungen geführt. Die Verantwortlichen aus den Referaten hatten zudem unterschiedliche Anforderungen an die gemeinsame Anwendung. Viele wichtige Aspekte wurden deshalb vorab gemeinsam diskutiert und durchdacht, sodass die Akzeptanz für die neue Software bereits im Vorfeld sehr groß war. Gleichsam war es nicht immer einfach, die unterschiedlichen Schwerpunkte so zu koordinieren, dass sich alle Fachbereiche bestmöglich abgeholt fühlten.
„So wurde bei Themen, wie z.B. dem Zugriff auf vertrauliche Dokumente, mitunter intensiv um die beste Lösung gerungen. Letztlich sind wir aber immer zu einem guten Ergebnis gekommen“, freut sich der Projektverantwortliche. „Das lag auch daran, dass sich in einer Sache alle einige waren: Wir wollten einfach, dass unsere Arbeit nach Einführung einer Software leichter ist als vorher“.
Deswegen haben er und seine Kollegen auch schon frühzeitig damit begonnen, Anbieter zu vergleichen und sich mit anderen Städten darüber auszutauschen, wo man mit welchem System arbeitet.
„Angesichts unserer Anforderungen gab es im Vorfeld zur Ausschreibung nur zwei Kandidaten, die wir hoch bewertet haben“, erinnert sich Gertkemper, „und einer der beiden war die Saxess AG aus Leipzig. So eine große Entscheidung fußt ja immer auf vielen Kriterien, wie der Wirtschaftlichkeit eines Angebots oder bestimmten fachlichen und technischen Voraussetzungen. Und genau vor diesem Hintergrund kamen wir zu dem Schluss, dass die Saxess AG mit ihrer Fachanwendung fidas für uns die eindeutig beste Lösung ist“, erklärt er rückblickend. „Klar bleibt bei einem so großen Projekt bis zum Schluss ein leichtes Grummeln im Bauch. Aber mit Blick auf die nun erfolgreich abgeschlossene Einführung muss ich gestehen, dass wir die Zusammenarbeit bis heute nicht bereuen und es wirklich eine gute Wahl war.“
Dabei hat es während der Einführungsphase genügend Potenzial für Stolpersteine gegeben. Denn die rund 50 Münchner Anwender in den unterschiedlichen Referaten mussten intensiv auf das neue System geschult werden. Angesichts von Kontakt- und Reisebeschränkungen in Zeiten von Corona ein Unterfangen, das kurzerhand vollständig per Web-Konferenz umgesetzt wurde. Und dank der engen und guten Zusammenarbeit haben alle Anwender das umfangreiche Schulungsprogramm mit großem Erfolg absolviert. Gertkemper ist angesichts der technischen Herausforderungen froh, heute sagen zu können:
„Ja, manchmal ist ein Präsenz-Treffen gut, weil man von Angesicht zu Angesicht sprechen kann. Aber ich wüsste aus dem Stegreif nicht, was bei einer Vor-Ort-Schulung besser gewesen wäre. Die Einheiten unserer Online-Schulungen waren genau auf uns zugeschnitten und auch technisch hat alles prima funktioniert.“
Auch das Thema Integration von Bestandsdaten hat Gertkemper positiv überrascht:
„Die Datenmigration aus den doch sehr unterschiedlichen Vorsystemen hat sehr viel glatter funktioniert, als wir das vorab erwartet hatten. Aktuell laufen noch Nacharbeiten, aber bis zum Jahresende werden alle relevanten Daten im System hinterlegt sein“, ist sich Gertkemper sicher und hebt dabei den intensiven Einsatz seiner Kollegen hervor. „Herausfordernd war die Datenmigration ja auch durch den Betrieb mehrerer Instanzen der neuen Anwendung“, fügt er erklärend hinzu. „Während ein Teil der Benutzer auf einem Schulungssystem den Umgang mit der Anwendung erlernte, liefen auf dem Produktivsystem bereits erste Arbeiten zur Qualitätssicherung. Da stand dann schon immer mal die Frage im Raum, welche der Instanzen denn überhaupt gerade die Führende ist. Doch selbst wenn das technische Set-up hin und wieder zu Verwirrung führte, am Ende konnten auch wegen des zuverlässigen Projektmanagements alle Irritationen stets schnell beseitigt werden“, resümiert Gertkemper zufrieden.
Seit ersten Juli dieses Jahres ist in München die Einführung der Beteiligungsmanagement-Software fidas offiziell abgeschlossen.
„Wir haben im Vorfeld mit vielen Herausforderungen bei der Einführung gerechnet“, bestätigt Gertkemper, „aber im Ergebnis kann ich festhalten, dass alles wirklich super verlaufen ist.“ Das unterstreichen auch seine Gespräche mit den unterschiedlichen Referaten. „Gerade die zuständige Kollegin für den Beteiligungsbericht ist sehr froh darüber, dass sie unsere beiden Berichtsbände zum letzten Mal mithilfe des bisherigen, sehr aufwendigen Excel-Verfahrens erstellen muss“, erzählt Gertkemper lachend. „Zudem gibt es schon Ideen für weitere Ausbaustufen. Mittelfristig planen wir, dass die Beteiligungsgesellschaften ihre Finanzdaten selbst ins System eintragen. Wir sind sicher, dass uns diese Form der Datenübergabe das Leben noch ein Stück mehr erleichtern wird.“ Bis es so weit ist, freut sich der 52-jährige über die positiven Veränderungen im Münchner Beteiligungsmanagement und äußert mit Blick auf die Zukunft: „Ich bin überzeugt, dass wir in ein, zwei Jahren sagen können, das Ganze ist eine super Sache.“
Den Originalbeitrag aus dem Behördenspiegel können Sie hier nachlesen.
