Landkreis Aurich
Papierloses Büro dank Digitalisierung
Neue Software ermöglicht modernes und effizientes Arbeiten
Seit letztem Jahr arbeitet der Landkreis Aurich mit der Beteiligungsmanagement-Plattform fidas. Die Arbeitsbelastung ist seitdem spürbar gesunken.
Vor der Neuaufstellung des Beteiligungsmanagements wurde im niedersächsischen Landkreis Aurich größtenteils in Papierform gearbeitet.
„Die Pflege der Beteiligungs-Akten sowie das Aufbereiten von betriebswirtschaftlichen Auswertungen war bis zum Einsatz der neuen Fachanwendung mit erheblichem Aufwand verbunden“, schildert Christel Bontjer-Klöker, Mitarbeiterin der Abteilung Innerer Dienst.
Erschwerend kamen die Herausforderungen der Corona-Pandemie hinzu. Aufgrund der pandemischen Lage wurde im Landkreis fast überall Home-Office eingeführt. Je näher die Heimarbeit rückte, umso dringender wurde der Bedarf, die Beteiligungs-Akten digital zu führen. Daher entschieden sie und ihre Kollegen im Frühjahr 2020:
„Die Steuerung der kommunalen Unternehmen muss schlanker und effizienter werden“.
Dazu sollte nicht nur die digitale Abfrage von Finanzdaten und deren Auswertungen nach unterschiedlichen Kriterien gehören. Vielmehr wollte das Team um Bontjer-Klöker GuV und Bilanz zu verschiedenen Zeitpunkten auswerten und in automatisch erstellten Analysen an die Mandatsträger weitergeben. Zusätzlich wollten sie und ihre Kollegen die von Jahr zu Jahr steigende Arbeitslast beim Erstellen des Beteiligungsberichts senken:
„Ehe die Jahresberichte der Unternehmen beschafft und inhaltlich abgestimmt waren, vergingen mitunter mehrere Monate. Wir wollten weg vom händischen Kopieren der Daten und sehr viel schneller zum fertigen Bericht kommen“, erinnert sich Christel Bontjer-Klöker.
Mit diesen Anforderungen startete der Landkreis in die operative Phase und schrieb die gewünschte Software aus. Schnell hatten die Verantwortlichen mehrere Angebote auf dem Tisch und entschieden sich für die Leipziger Saxess AG samt der Beteiligungsmanagement-Plattform fidas.
„Für die Saxess AG sprachen gleich mehrere Argumente: Die einfache Bedienung der Software. Die regelmäßigen Updates und damit die Sicherheit, das System langfristig nutzen zu können. Und die Tatsache, dass fidas browserbasiert arbeitet und so keine Kosten in der eigenen IT verursacht“, begründet Bontjer-Klöker die damalige Entscheidung.
Schon kurz darauf begann die Einführung des Systems. Schritt für Schritt wurden Bestandsdaten überführt, Berichtsvorlagen auf die Bedürfnisse des LK Aurich angepasst und die Software an den Praxisbedarfen des Teams ausgerichtet.
Seitdem hat sich viel verändert. Auf die Finanzdaten der Beteiligungen greift das Team heute mit nur wenigen Mausklicks zu – unabhängig davon, ob sich die Kollegen im Büro oder im Home-Office befinden.
„Alle Informationen wie Stamm- oder Controllingdaten haben wir jetzt schnell parat. So sparen wir Zeit, verbrauchen weniger Papier und schonen dabei noch die Umwelt“, zieht die 55-Jährige ein positives Fazit.
Lesen Sie hier den Original-Beitrag aus dem Behördenspiegel.
