Kreis Groß-Gerau setzt auf Beteiligungsmanagement-Software 

Über eine Beteiligungsmanagement-Software lassen sich Stammdaten schnell und benutzerfreundlich pflegen und leicht wiederfinden. Arbeitsprozesse ohne Medienbruch sowie die orts- und personenunabhängige Verfügbarkeit aller Finanzdaten sind weitere Vorteile.

Das Erfassen, Verwalten und Analysieren von Stamm- und Finanzzahlen gehört zu den klassischen Aufgaben des Beteiligungsmanagements. Aufgrund wachsender Anforderungen seitens Politik und Aufsichtsbehörden ist das Aufgabenspektrum von Beteiligungsmanagern in den vergangenen Jahren jedoch deutlich gestiegen. Neben der reinen Stammdatenpflege gewinnen die Betreuung der Mandatsträger sowie die werthaltige Steuerung einzelner Beteiligungen und des Gesamtportfolios zunehmend an Bedeutung. Abseits der Stammdatenverwaltung sollte eine Anwendung für das Beteiligungsmanagement also auch die Möglichkeit zur intelligenten und ganzheitlichen Finanzdatenanalyse bieten. Ein Beispiel hierfür ist die Beteiligungsmanagementsoftware fidas von der Saxess AG aus Leipzig. 

In vielen Städten und Landkreisen ist das Verwalten von Beteiligungen derzeit noch ein langwieriger Prozess, der größtenteils analog läuft. So erfassen kommunale Beteiligungsmanager zwar relevante Finanzzahlen, legen diese jedoch nur teilweise digital ab. Auswertungen und Berichte werden mithilfe von Excel händisch erstellt und lassen sich nur mit großen personellem und zeitlichem Aufwand aktualisieren bzw. weitergeben. Gegebenheiten, die nicht nur das schnelle Erstellen von Analysen und Berichten verhindern, sondern Mitarbeiter zusätzlich belasten. 

Vor diesem Hintergrund entschied sich der Landkreis Groß-Gerau im letzten Jahr für den Einsatz von fidas Software. Ziel war es, die Beteiligungsverwaltung vollständig zu digitalisieren, um Berichte und Analysen künftig softwaregestützt zu generieren. Mit der Einführung der Anwendung sollte darüber hinaus die Möglichkeit geschaffen werden, relevante Beteiligungsdaten auszuwählen, um daraus automatisiert den jährlichen Beteiligungsbericht zu erstellen. „Besonders wichtig war uns, dass der Beteiligungsbericht als Word-Dokument exportiert werden kann. Denn häufig benötigen wir vorab Zwischenstände, die wir intern im Word-Format weiterverarbeiten möchten,“ berichtet Frank Tollkühn, Leiter des Beteiligungsmanagements im Landkreis Groß-Gerau. Auch für die Mitarbeiter ergeben sich Vorteile: „Statt einer händischen Eingabe von Finanzdaten lassen sich diese mit der Software maschinell und fehlerfrei importieren“, erklärt Tollkühn. 

Technische Hürden für den Umstieg auf die Software gab es keine. Frank Tollkühn und seine Mitarbeiter greifen via Browser auf die Anwendung zu. Bereitstellung, Wartung und Aktualisierung der Software erfolgen durch die Saxess AG, die das System betreibt und damit in der Lage ist, im Falle technischer Probleme schnell Abhilfe zu schaffen. Die Anwendung ist seit Anfang des Jahres im Einsatz und wird seitdem schrittweise mit Daten befüllt. Zeitgleich werden die Einstellungen für den Landkreis Groß-Gerau feinjustiert. „Ab 2020 erstellen wir dann alle Berichte, Auswertungen und Dokumente nur noch über die Software“, sagt Tollkühn. 

Die Erwartungen an die Software sind derweil hoch. Denn der Kreis Groß-Gerau strebt neben strukturierten Prozessen und mehr Transparenz vor allem eine deutliche Zeitersparnis beim Erstellen des Beteiligungsberichts an. Ein Ziel, das auch mit Herausforderungen für die beteiligten Mitarbeiter verbunden ist. „Wir können fidas nur erfolgreich implementieren, wenn relevante Daten regelmäßig eingespielt und dauerhaft gepflegt werden“, betont Tollkühn. Hier müssen alle Akteure aktiv mitziehen. Wichtig ist zudem, dass Anwender offen für neue Herangehensweisen sind. Deswegen unterstützt die Saxess AG ihre Kunden mit einer Reihe von Schulungen, die den Nutzern dank Echtdaten einen praxisnahen Wissenstransfer und schnelle Lernerfolge garantieren. 

Fachbereichsleiter Tollkühn resümiert: „Aufgrund der kurzen Nutzungszeit können wir noch nicht abschließend bewerten. Jedoch bestätigen uns die bisherigen Erfahrungen, dass der Einsatz einer Beteiligungsmanagementsoftware viele Vorteile bietet. Der Grundstein für eine effizientere Beteiligungsverwaltung wurde somit gelegt.“ 

Den Original-Beitrag aus dem Behördenspiegel finden Sie hier.