„Die digitale Stadt: Hildesheim setzt Maßstäbe im Beteiligungsmanagement“ 

Hildesheim in Niedersachsen vereint eine Kernverwaltung mit selbständigen Aufgabenträgern – 16 unmittelbare und 28 mittelbare Beteiligungen. Aufgrund seiner verwaltungsweiten Digitalisierung steuert die Stadt diese Beteiligungen bereits größtenteils digital.

Das Beteiligungsmanagement musste digitaler werden

Nachdem der Rat der Stadt Hildesheim 2020 eine stringente Digitalisierungsstrategie beschlossen hatte, begann die Suche nach einer webbasierten, fehlerresistenten Software, die Reporting-Prozesse digitalisiert, die Jahresabschlussanalyse sowie die Stammdatenverwaltung erleichtert und eine lückenlose chronologische Dokumentation ermöglicht. Die Wahl fiel schließlich auf die Software fidas der Saxess AG, die alle Kriterien erfüllt.

Einführung der Software fidas

2022 und 2023 wurden die Mitarbeiter im Beteiligungsmanagement zu den einzelnen fidas-Tools geschult und zentrale Daten wie Gremienbesetzungen und Jahresabschlüsse in die Software eingepflegt. Anfang 2024 wurden die Beteiligungsunternehmen ins Boot geholt. Erstes Ziel war hier die standardisierte und sichere Versendung von Sitzungsunterlagen. Das Tool fidas.Sitzungen bietet dazu die Möglichkeit, Sitzungstermine inklusive aller relevanten Dokumente zentral zu hinterlegen. Die Mandatsträger haben über eine App Zugang zu diesen Daten. „Die Sicherheit dieser Daten ist gewährleistet. Ist es einzelnen Personen nicht erlaubt, vertrauliche Dokumente einzusehen, lässt sich dies einfach in fidas.Sitzungen durch Anklicken der Rechte-Rollen anpassen“, erklärt Johanna Frank, Sachbearbeiterin aus dem Beteiligungsmanagement der Stadt Hildesheim.

Erfolgreicher Start mit der Hildesheim Marketing GmbH

Für die Einführung und die Testphase stellte sich die Hildesheim Marketing GmbH zur Verfügung. Sie wurde als erste Beteiligung vollständig in das digitale Sitzungsmanagement überführt. Das Beteiligungsmanagement erstellte hierfür Kurzanleitungen, aktivierte die Zugänge für die Mitarbeitenden und schulte diese zur Nutzung von fidas.Sitzungen. In einer Gremiensitzung wurde die App für die Mandatsträger vorgestellt. Nach der Aktivierung ihrer App-Zugänge konnten die Mandatsträger die Sitzungsunterlagen direkt auf ihren Geräten abrufen.

„Die darauffolgende Sitzung wurde dann von der Hildesheim Marketing GmbH eigenständig über fidas.Sitzungen organisiert – mit Erfolg: Die Einladung wurde fristgerecht versandt, alle notwendigen Unterlagen waren vollständig hinterlegt und die App-Nutzer konnten die Dokumente bequem als digitale ‚Aktenmappe‘ abrufen“, berichtet Johanna Frank.

Datenübertragung für Beteiligungsunternehmen

Nachdem einzelne Beteiligungen bereits mit fidas.Sitzungen arbeiteten, erweiterte Hildesheim seinen Werkzeugkasten Mitte 2024 um fidas.Direkt. Unternehmen können ihre Finanzzahlen hierdurch eigenständig erfassen und wichtige Dokumente an das Beteiligungsmanagement übermitteln. Das Tagesgeschäft besteht darin, Unternehmenszugänge anzulegen, eingehende Finanzzahlen zu kontrollieren und Schulungen durchzuführen. „Inzwischen ist ungefähr die Hälfte der Beteiligungen mit den Tools ausgestattet“, so Frank.

In Zukunft noch effizienter

Verstärkte Haushaltsbelastungen und eine zunehmende Übernahme neuer Aufgaben stellen die Stadt Hildesheim und ihr Beteiligungsmanagement vor neue Herausforderungen. Durch die Einführung der fidas Software hat sich die Stadt der Transformation früh angenommen und digitalisiert fortlaufend die Steuerung ihrer Beteiligungsgesellschaften.