Vieles besser dank Beteiligungsmanagement per Internetbrowser

Detailreiche Auswertungen, automatische Berichte und wirtschaftlich geprägte Controlling-Standards sind heute auch in der Kommunalwirtschaft unabdingbar. Mit der Umstellung des Beteiligungsmanagements auf eine eigene Fachanwendung steuert die Große Kreisstadt Torgau seit letztem Jahr städtische Unternehmen vom Browser aus – und das mit großem Erfolg. 

„Wir waren immer an einer fortschrittlichen Lösung zur Verbesserung des Beteiligungsmanagements interessiert.”

Mit diesen Worten bringt Lukas Schmidt, Beteiligungscontroller der Stadt Torgau, die zukunftsorientierte Strategie der sächsischen Gemeinde auf den Punkt. Das selbst gesteckte Ziel: Analoge Informationen wie Wirtschaftspläne und Jahresabschlüsse zentral speichern, um die Daten dann systematisch auszuwerten und zu verarbeiten.

„Doch uns ging es da wie vielen Kollegen im Beteiligungsmanagement: Häufig hatten andere Projekte einfach eine höhere Priorität.” 

Das änderte sich im Herbst 2019. Durch eine Veranstaltung wird Schmidt auf die Saxess AG aufmerksam. Im Zuge einer Präsentation gewinnt er gute Einblicke in die Arbeitsweise der Fachanwendung fidas. Und der Gedanke an eine digitale und effiziente Lösung gefiel ihm. Also hat man in Torgau die Rahmenbedingungen und die selbst gesteckten Ziele gegeneinander abgewogen – und sich aufgrund des Funktionsumfangs für die Einführung der Software entschieden. 

„Natürlich war die ein oder andere Beteiligung anfangs etwas überrascht, dass Summen- und Saldenlisten jetzt digital abgefragt wurden. Das gute Miteinander hat jedoch schnell darüber hinweggeholfen. Und ja, die Einrichtung des Systems nimmt anfänglich etwas Zeit in Anspruch. Jedoch lohnt sich die Mühe, wenn man sieht, wie viel manueller Aufwand einem später dank der Anwendung erspart bleibt. Außerdem ist die Betreuung durch die Saxess AG sehr gut und man bekommt neben den planmäßigen Schulungen jederzeit Hilfe.” 

Als besonders nützlich empfindet Schmidt heute die quasi automatisierte Erstellung des Beteiligungsberichts. Eines seiner Hauptziele war es ja, weg vom händischen Erarbeiten des Beteiligungsberichts zu kommen und so Zeit für andere wichtige Aufgaben zu gewinnen. Dasselbe gilt für das Anfertigen von Auswertungen und ad-hoc Berichten.

„Früher mussten wir umständlich nach dem Zahlenmaterial für die Sitzungsvorbereitung suchen. Heute reichen wenige Klicks und die gewünschten Daten liegen vor und können weitergegeben werden.” 

Aktuell setzt die Stadt Torgau fidas hauptsächlich im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen Beteiligungsverwaltung ein. Persönlich kann sich Schmidt gut vorstellen, dass man Auswertungen und automatisch berechnete Kennzahlen künftig auch für den kommunalen Jahresabschluss nutzt. Wichtiger war dem städtischen Controller jedoch, dass man kein Informatik-Studium benötigt, um die Anwendung zu verstehen und effizient damit zu arbeiten.

„Zusammenfassend kann ich sagen, dass sich durch den Einsatz von fidas vieles in unserem Bereich verbessert hat.” 

Den vollständigen Beitrag aus dem Behördenspiegel finden Sie hier.