„Der Rechner muss mit mir reden“ 

Stadt Zeitz digitalisiert erfolgreich Beteiligungsmanagement 

 Verwaltungsabläufe müssen immer effizienter organisiert und Personalressourcen geschont werden. Kerstin Hoffmann, Stabsstellenleiterin Controlling der Stadt Zeitz, zeigt, wie die Digitalisierung des Beteiligungsmanagements dabei helfen kann. 

Seit 2018 liegt das Beteiligungsmanagement der Dom- und Residenzstadt Zeitz im Verantwortungsbereich einer einzigen Frau, Kerstin Hoffmann. Sie ist seit 2012 Leiterin der Stabsstelle Controlling und damit direkt dem Oberbürgermeister unterstellt. Als ehemalige Kämmerin begleitete sie 1991 bereits die Gründung der Eigengesellschaften und -betriebe und arbeitet seit über 20 Jahren eng mit den städtischen Unternehmen zusammen. 

Die Konsolidierung des städtischen Haushaltes und die gestiegenen Anforderungen der Aufsichtsbehörden veranlassten die Powerfrau dazu, das städtische Beteiligungsmanagement auf eine ganzheitliche Softwarelösung umzustellen. 

Bereits in der Vergangenheit hatte Kerstin Hoffmann erste Schritte unternommen, das Stamm- und Finanzdatenmanagement zu digitalisieren. „Als unsere alte Software den Anforderungen nicht mehr gerecht wurde, stand außer Frage, dass wir uns auf eine neue Anwendung konzentrieren“, erklärt Hoffmann. Ziel war es, ein System zu beschaffen, das ad-hoc-Analysen und eine schnelle Stammdatenverwaltung ermöglicht. Mit der Beteiligungsmanagementplattform fidas Software der Leipziger Saxess AG hat sie ein System gefunden, das diese Ansprüche erfüllt. 

Die Erwartungen waren hoch: weniger Zeitaufwand, enger Kontakt zum Anbieter und eine unkomplizierte Menüführung. „Ich wollte eine Lösung mit einfachem Lizenzmodell, für die kein Expertenwissen notwendig ist“, so Hoffmann. „Ich sage immer, der Rechner muss mit mir reden. Nutzerfreundlichkeit ist mir sehr wichtig.“ Zum Umgang mit fidas Software resümiert sie: “Die Bedienung des Programms ist schnell erlernt und entlastet den Arbeitsalltag.“  

Ein weiteres Ziel war die softwaregestützte Erstellung des Beteiligungsberichts. Die Bedingungen: Ein automatischer Export als Word-Datei erlaubt spezielle Einfügungen in der Berichtsmaske. Zudem können Vorab-Auswertungen zur internen Verwendung im Word-Format weiterverarbeitet werden. Die neue Anwendung macht beides möglich und erleichtert so die Berichtserstellung. Aber nicht nur das stößt auf Begeisterung. „Aufgrund der aussagekräftigen Grafiken liest sich der Beteiligungsbericht besser als zuvor. Das kommt gut bei Bürgern, Stadträten und Unternehmen an“, freut sich Hoffmann. 

Die Einzelkämpferin weiß, wie wichtig ein ausgereiftes Controlling für die Finanzwirtschaft und Haushaltspolitik einer Kommune ist: „Daher bauen wir die Nutzung des Systems weiter aus. Beispielsweise hilft es uns dabei, veränderte Gesellschaftsstrukturen zwischen den unterschiedlichen Akteuren abzustimmen. Das hat die Kommunikation auf ein völlig neues Level gehoben und bestärkt uns darin, dass wir mit unserem digitalen Beteiligungsmanagement auf dem richtigen Weg sind.“ 

Den Original-Beitrag aus dem Behördenspiegel finden Sie hier.