VBG Ihre gesetzliche Unfallversicherung
Die Aufgabe
Die VBG möchte fidas Software für öffentliche Verwaltung für die Verwaltung und Steuerung ihrer Beteiligungen verwenden. Darüber hinaus wünscht sich die VBG weitere Funktionen, mit denen sämtliche Daten zu den unternehmenseigenen Darlehen und Beteiligungen zentral verwaltet und standardisiert ausgewertet werden. Besondere Bedeutung erlangt:
- die Vereinheitlichung der vorliegenden Stammdaten
- die kompakte Betrachtung von Stammdaten und ausgewählten Umsatzkennziffern
- die schnelle Analyse von ausgewählten Kennziffern
- die Adhoc-Analyse einzelner Beteiligungen
Herausforderungen
Die VBG ist an einer Vielzahl von Gemeinschaftseinrichtungen beteiligt, bei denen unterschiedliche Ansätze zur Betrachtung von Daten im Einsatz sind. Entsprechend vielfältig stellen sich die vorhandenen Lösungen zur Auswertung von Finanzdaten und die dafür verwendeten Dateiformate sowie Qualität und Umfang der erfassten Stammdaten dar.
Zu den spezifischen Herausforderungen zählen:
- Qualität der Finanz- und Stammdaten durch Zusammenführung verbessern
- Anpassung und Standardisierung bestehender Prozesse
Die Lösung
Um Klarheit in die komplexe Beteiligungsstruktur der VBG zu bringen, war ein umfangreiches Customizing notwendig. In einem intensiv geführten Abstimmungsprozess arbeiteten wir gemeinsam mit der VBG heraus, welche Stammdaten, in welcher Form und welchem Detailgrad in Zukunft benötigt werden.
Nach dem Customizing kann der Nutzer über eine Eingabemaske einzelne Beteiligungen in einem Schritt anlegen. Alle wichtigen Stammdaten und Kennzahlen werden zentral verwaltet, übersichtlich miteinander verknüpft und gespeichert. Veränderungen an den Daten und Versionsstände werden beim Speichern stichtagsbezogen historisiert.
Die Übergabe der Unterlagen und Daten aus der Finanzbuchhaltung der einzelnen Beteiligungen an die VBG erfolgt in verschiedenen Dateiformaten. Über Schnittstellen ist der Import von Excel-, CSV- und PDF-Dateien möglich, so dass jede Beteiligung ihr gewohntes Dateiformat weiterhin verwenden kann.
Die VBG wünscht sich spezifische Dokumente zur kompakten Betrachtung von Stammdaten und ausgewählten Umsatzkennziffern. Mit dem Beteiligungssteckbrief und dem Beteiligungsreport stehen der VBG nun zwei Dokumente zur Verfügung, die mit einem Klick erstellt und abgerufen werden können.
Zu unseren Aufgaben gehört auch die Standardisierung von Prozessen wie dem jährlichen Beteiligungsbericht. fidas kommunal unterstützt bereits in der Standardvariante ein automatisches Berichtswesen für die Quartals- und Jahresauswertung inkl. individueller GuV, Bilanz und Finanzplan. Für die VBG haben wir das Berichtswesen erweitert, so dass zusätzlich die Steckbriefe aller Beteiligungen per Knopfdruck in den Beteiligungsbericht aufgenommen werden können.
Fazit
Die VBG hat sich mit fidas Software für ein Beteiligungsmanagement-System aus einer Hand entschieden. Für die Bewertung und Entwicklung der unterschiedlichsten Beteiligungen an Gemeinschaftseinrichtungen sind der Aufbau einer Stammdatenverwaltung, die Abbildung von Beteiligungsstrukturen und die schnelle Analyse unterschiedlicher Kennzahlen von zentraler Bedeutung.
Die dafür notwendigen Daten sind durch den Einsatz von fidas Software schneller abrufbar und durch die zentrale Pflege effizienter verwaltbar.
Der zusätzlich entwickelte Beteiligungssteckbrief unterstützt die Beschäftigten der VBG entscheidend bei der Erstellung von Adhoc-Abfragen und sichert dadurch ein standardisiertes und zeitnahes Betrachten der wirtschaftlichen Situation einzelner Beteiligungen.
Die VBG erstellt jährlich einen Beteiligungsbericht, der durch die Einbindung der einzelnen Beteiligungssteckbriefe an detaillierter Aussagekraft gewinnt.
