Controlling-Kennzahlen in der öffentlichen Verwaltung

Ohne Kennzahlen kein Controlling möglich

Unabhängig davon, ob man Budgets überwacht oder Projekte steuert. Das Fundament aller Controlling-Aktivitäten bilden Kennzahlen. Sie sind seit vielen Jahren grundlegender Bestandteil der Unternehmensführung und haben spätestens seit Novellierung des kommunalen Haushaltsrechts auch ihren festen Platz im Controlling der öffentlichen Verwaltung.

Ihr Wesen ist es, leicht erfassbare Angaben über betriebswirtschaftliche Größen zu ermöglichen und damit komplexe Sachverhalte in knapper Form darzustellen. Dadurch bilden sie die ideale Informationsbasis für das Controlling und den damit verbundenen Leistungsvergleichen.

Welche Arten von Controlling-Kennzahlen gibt es

Grundsätzlich lassen sich zwei Arten von Kennzahlen unterscheiden:

1. Absolute Kennzahlen: hierzu zählen Einzelwerte, Summen oder Differenzen wie zum Beispiel beim Umsatz eines Unternehmens oder dessen Cashflow
2. Relative Kennzahlen: für mehr Aussagekraft werden mehrere Werte miteinander verknüpft, wie im Fall der Eigenkapitalquote (= Verhältnis des Eigenkapitals zum Gesamtkapital)

Je nach Sachverhalt lassen sich weitere Kategorien ergänzen. Zu den Geläufigsten zählen: Erfolgskennzahlen, Liquiditätskennzahlen, Rentabilitätskennzahlen oder Kennzahlen zur Vermögensstruktur.

Wofür werden Kennzahlen im Controlling genutzt

Kennzahlen dienen primär als Informationsbasis für Führungskräfte und unterstützen diese dabei, fundierte und damit bessere Entscheidungen zu treffen. In den letzten Jahren hat sich gerade im Controlling von Kommunen der Fokus auf Qualität, Effizienz und Effektivität erweitert. Kennzahlen helfen dabei, Veränderungen dieser Faktoren bestmöglich zu visualisieren und darzustellen. Unabhängig von ihrem Einsatzzweck haben sie drei grundlegende Funktionen. Kennzahlen helfen dabei:

• eigene Entscheidungen zielorientiert zu optimieren
• den eigenen Erfolg zu dokumentieren und darzustellen
• bei drohendem Misserfolg rechtzeitig gegenzusteuern

Daneben sind sie ein geeignetes Hilfsmittel, um z. B. Beteiligungen bewerten und gegenüberstellen zu können. Gerade der Vergleich von Kennzahlen erhöht deren Aussagekraft und schafft steuerungsrelevante Informationen. Zu den meistgenutzten Vergleichen von Kennzahlen zählen:

Controlling-Kennzahlen in der öffentlichen Verwaltung kommen zum Einsatz, wenn es darum geht, die eigenen Ergebnisse und Leistungen zu messen und darzustellen. Zusätzlich unterstützen sie Führungskräfte in der Kommunalverwaltung bei der Steuerung von Beteiligungen, indem sie als Hilfe bei der Entscheidungsfindung dienen.

Diese Controlling-Kennzahlen nutzt die öffentliche Verwaltung

Ein Vergleich der freien Städte zeigt, dass das Controlling in der öffentlichen Verwaltung vornehmlich auf Input- und Output-Daten setzt. Als Input-Daten werden Informationen zum Ressourceneinsatz verstanden wie z. B. geplante und getätigte Aufwendungen. Zu den Output-Kennzahlen zählen Leistungs- und Mengen-Informationen wie beispielsweise die Anzahl der Kundenkontakte oder Menge der ausgestellten Genehmigungen.

Die Studie zeigt zudem, dass drei von vier Städten sogenannte Prozess- und Effizienzkennzahlen erheben. Während unter Prozesskennzahlen z.B. die Bearbeitungszeit pro Kunden verstanden wird, stellen Effizienzkennzahlen Verhältnisse dar. Beispiele hierfür: Die Kosten pro Produkt oder der Kostendeckungsgrad.

Ebenfalls im Einsatz, allerdings weniger weit verbreitet, sind sogenannte Qualitäts- und Wirkungskennzahlen. Zu den Qualitätskennzahlen zählen unter anderem Messgrößen wie Kundenzufriedenheit oder Wartezeit. Als Wirkungskennzahlen werden z.B. Angaben zu Neuansiedlungen in einem bestimmten Stadtgebiet oder Stau-Häufigkeiten auf Straßen gezählt.

Zu den am häufigsten genutzten Kennzahlen im kommunalen Umfeld zählen die Finanz- und Leistungsdaten. Ihr überproportionaler Einsatz erklärt sich vor allem damit, dass sie sich leicht bilden und ermitteln lassen. Qualitäts- und Wirkungskennzahlen hingegen werden eher selten verwendet. Das liegt einerseits daran, dass ihre Erhebung aufwendig und zeitintensiv ist. Gleichzeitig werden sie seitens der Politik nur selten eingefordert.

Controlling-Kennzahlen ordnen – mit Kennzahlensystemen

Um die Menge an erhobenen Kennzahlen übersichtlich und sinnvoll miteinander in Beziehung zu setzen, werden sogenannte Kennzahlensysteme genutzt. Da in der öffentlichen Verwaltung im Vergleich zur Privatwirtschaft die Gewinnmaximierung eine eher nebengeordnete Rolle spielt, werden für die unterschiedlichen kommunalen Ziele jeweils individuelle Kennzahlensysteme eingesetzt. Je nach Aufgabenbereich gilt es, für die unterschiedlichen Ressorts wie z.B. Stadtplanung oder Bibliothekswesen passende Controlling-Kennzahlen auszuwählen.

Am Beispiel einer Bibliothek kann ein Kennzahlensystem wie folgt gestaltet sein:

Vor- und Nachteile von Controlling-Kennzahlen

Der Einsatz von Kennzahlen im Rahmen des Controllings der öffentlichen Verwaltung bietet vielfältige Vorteile. Zu den Wichtigsten zählen:

1. Das schnelle Erkennen von Schwachstellen oder Abweichungen
2. Die Vereinfachung von Steuerungsprozessen
3. Ihr Einsatz als kritische Größe für selbst gesteckte Ziele

Gleichsam ist das alleinige Vertrauen auf Kennzahlen nicht unumstritten, denn:

• Controlling- Kennzahlen bergen die Gefahr, dass sie falsch interpretiert werden
• Kennzahlen machen anfällig für einseitige Sichtweisen, z. B. weil Umweltfolgen von Maßnahmen nicht impliziert werden
• Kennzahlen liefern an sich keine Handlungsempfehlungen, erst im Vergleich veranschaulichen sie Abweichungen oder Trends, deren Ursache von den Verantwortlichen auf den Grund gegangen werden muss

Zu den weiteren Herausforderungen im Umgang mit Controlling-Kennzahlen gehört, dass sich nicht immer eindeutig bestimmen lässt, mit welcher Kennzahl man welches Ziel am besten misst. Umstritten ist auch die Frage, wie Kennzahlen aufbereitet werden müssen, damit sie als Grundlage im Entscheidungsprozess herangezogen werden dürfen. Letztlich stellt sich das Problem, inwieweit die erhobenen Kennzahlen auch tatsächlich zur Steuerung verwendet werden. Denn nicht selten werden Zahlen mühsam erhoben, aber im Entscheidungsprozess nicht weiter beachtet – Stichwort: Daten-Friedhof.

Kennzahlen als Allheilmittel des Controllings der öffentlichen Verwaltung?

Festzuhalten bleibt: Auch in der Verwaltung sind Kennzahlen mittlerweile ein gern genutztes Mittel der Informationsverdichtung. Doch Controlling-Kennzahlen sind nicht die einzige Möglichkeit, steuerungsrelevante Informationen aufzubereiten. So zeigt der Blick in die Praxis, dass Informationen zwar durch das Lesen von Berichten aufgenommen werden – aber nicht ausschließlich. Vielmehr ergeben sich weitere wichtige Quellen zur Übergabe steuerungsrelevante Informationen. Zu den am meisten Genutzten zählen:

1. das Gespräch mit der Zielgruppe
2. informelle Gespräche mit der Verwaltung
3. interne Schriftstücke

Eine Studie der Bertelsmann-Stiftung kommt diesbezüglich zu folgendem Ergebnis: Kennzahlen werden verwendet, aber häufig nur selektiv angewandt. Im Vergleich zu den vorgenannten Informationsquellen wird ihre Aussagekraft als weniger relevant eingeschätzt.

Die Studie besagt zudem, dass die Aussagekraft von Kennzahlen erhöht werden kann, indem diese entsprechend visualisiert werden. Das heißt: Wird die Interpretation von Zahlen durch Grafiken oder Tabellen vereinfacht, werden diese einfacher und schneller verstanden.

Best Practice im Umgang mit Controlling-Kennzahlen in der öffentlichen Verwaltung

Zusammenfassend ergeben sich bei der Verwendung von Controlling-Kennzahlen Handlungsleitlinien, welche deren Akzeptanz nachhaltig stärken. Hierzu zählen vorrangig die nachstehenden Empfehlungen:

Weniger ist mehr
Begrenzen Sie die Menge an Zielen und Kennzahlen, die Sie im Haushaltsplan ausweisen.

Strategisches hat Vorfahrt
Die Auswahl von Zielen und Kennzahlen muss strikt an den strategischen Prioritäten ausgerichtet werden.

Je relevanter, desto besser
Fakten, die Führungskräfte für entscheidend halten, werden sie mit erhöhter Aufmerksamkeit verfolgen.

Berichtswesen braucht Kontinuität
Der einmalige oder zufällige Blick auf den Haushaltsplan ist nicht ausreichend. Es gilt: Die Entwicklung der Zahlen muss regelmäßig nachgehalten werden.