Softwarenutzung im kommunalen Beteiligungsmanagement
Autor: Team Marketing
Wie viele Mitarbeiter sind durchschnittlich im Bereich Beteiligungen beschäftigt? Und mit welchen Aufgaben sind sie betraut, bzw. wie lange brauchen Sie um diese zu lösen? Diese und weitere Fragen waren Teil der in diesem Jahr durchgeführten Saxess Umfrage zum Thema “Softwareeinsatz im kommunalen Beteiligungsmanagement”.
Ziel der Umfrage war es, neben Fragen zum Softwaregebrauch, grundlegende Aspekte der Arbeit im Beteiligungsmanagement deutscher Kommunen statistisch aufzubereiten. Die Bedeutung des Themas und Aussagekraft der Umfrage wird dabei von der hohen Teilnehmerzahl unterstrichen. Deutschlandweit haben sich rund 50 Städte und Landkreise aller Größen aktiv beteiligt. Herzlichen Dank an dieser Stelle noch einmal an alle Mitwirkenden. Der Umfrage hat im Zeitraum von Juli bis Oktober 2020 stattgefunden.
Zu den wichtigsten, teils überraschenden Ergebnissen der Umfrage gehören:
1. Anzahl der Beteiligungen
Die Mehrheit der befragten Städte und Landkreise betreut zwischen 1 und 50 Beteiligungen. Nur weniger als 10 % aller befragten Kommunen betreuen mehr als 50 Beteiligungen. Im Durchschnitt kommen auf einen Mitarbeiter 11,4 Beteiligungen.
2. In diesen Abständen werden Daten abgefragt
Rund 50 % der befragten Städte und Landkreise rufen mindestens einmal im Quartal Finanzdaten bei den Beteiligungen ab. Rund ein Drittel aller Befragten tut dies nur einmal pro Jahr.
3. Art der Mandatsträgerbetreuung
Fast 70 % der befragten Kommunen betreut seine Mandatsträger mithilfe schriftlicher Sitzungsunterlagen. Fast jede zehnte Kommune versorgt die Mandatsträger gar nicht mit Informationen.
4. Hilfen beim Erstellen des Beteiligungsberichts
75 % aller befragten Kommunen nutzt Excel, Word und Powerpoint, um den jährlichen Beteiligungsbericht zu erstellen. Nur 11 % haben eine speziell dafür vorgesehene Software im Einsatz. Alle anderen Befragten nutzen sonstige Hilfen.
Vor allem der letzte Punkt lässt aufhorchen. Die Tatsache, dass trotz fortschreitender Digitalisierung die überwiegende Mehrheit der Kommunen noch immer Office-Bordmittel zum Erstellen des Beteiligungsberichts nutzt, lässt schließen, dass keine einheitliche Infrastruktur zur Erhebung und Analyse von Daten vorliegt. Die Kommunen lassen so wichtige Potenziale liegen, obwohl sie um die Notwendigkeit einer guten Steuerung ihrer Beteiligungen wissen.
Ein ähnlich widersprüchlichen Befund liefert auch das Ergebnis zum Softwareeinsatz im Sitzungsmanagement. Fast jede zweite der befragten Kommunen nutzt hierfür eine dedizierte Software. Allerdings halten nur 40 % der Befragten den Einsatz einer solchen Anwendung für sinnvoll.
Festzuhalten bleibt: Immer mehr Städte und Landkreise verfolgen eine Digitalisierungsstrategie, um für die Zukunft gerüstet zu sein. Allerdings zeigen sich vor allem bei der Umsetzung Defizite. Grund hierfür ist vielerorts, dass die strategische Bedeutung zwar erkannt wurde, indes jedoch das Know-how bei der technischen Umsetzung fehlt. Hilfestellungen kann hier vonseiten des Bundes, den kommunalen Spitzenverbänden oder externen Dienstleistern kommen. In Sachen digitales Beteiligungsmanagement ist die Saxess AG ein solcher Dienstleister und hilft Ihnen gern bei der Umsetzung Ihres Projekts.
Sie interessieren sich auch für die restlichen Ergebnisse der Saxess Umfrage 2020? Die vollständige Studie senden wir Ihnen gern per PDF an Ihre E-Mail-Adresse. Wenden Sie sich hierfür gerne per Mail an uns.
Ihr Ansprechpartner für Fragen zu unseren Produkten und Services
Daniel Hübner
Vorstand
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