Mehr Klarheit im Vergabe-Dschungel

Wer nicht regelmäßig ausschreibt und deswegen nur sporadisch mit dem öffentlichen Vergaberecht in Berührung kommt, verliert bei all den Vorgaben und Rechtsnormen schnell den Überblick. Vor allem dann, wenn es mit der Vergabestelle eigentlich eine Stelle gibt, die sich um die Details einer Ausschreibung kümmert.

Wer trotzdem wissen möchte:

• warum überhaupt ausgeschrieben werden muss,
• welche Verfahren genutzt werden dürfen und
• welche Vorgaben man im Rahmen der Ausschreibung besser beachtet,

ist hier genau richtig. Denn nur wer die Fallstricke des Vergaberechts kennt, kann sich nicht in ihnen verheddern – und hat das gute Gefühl, dass seine Ausschreibung auch wirklich rechtssicher ist.

„Öffentliches Vergaberecht“ – eine Definition

Unter dem Stichwort Vergaberecht werden alle Verfahrens- und Rechtsschutzregelungen zusammengefasst, welche die öffentliche Verwaltung beachten muss, wenn sie Waren beschafft bzw. Dienst- oder Bauleistungen in Anspruch nimmt.

Für wen gilt das Vergaberecht?

Zu berücksichtigen ist das Vergaberecht von öffentlichen Auftraggebern: Hierzu zählen in Deutschland der Bund, die Länder, Städte und Landkreise sowie funktionelle Organisationen wie Verbände oder Unternehmen mit besonderer Nähe zum Staat, z.B. der öffentliche Rundfunk.

Wo ist das Vergaberecht geregelt?

Zu den wichtigsten Rechtsgrundlagen für die Vergabe in Behörden gehören:

1. Das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB), welches einen vielseitigen Wettbewerb fördern und den Missbrauch von Marktmacht einzelner Markteilnehmer begrenzen soll.
2. Die Vergabeverordnung (VgV), welche u.a. die verpflichtenden Verfahren bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen beschreibt.
3. Die Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO), die regelt, wie Liefer- und Dienstleistungsaufträge vergeben werden, die ein bestimmtes Auftragsvolumen nicht überschreiten.

Grundsätze des öffentlichen Vergaberechts

Ziel des Vergaberechts ist die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zu einem möglichst wirtschaftlichen Preis. Zudem soll es den fairen Wettbewerb zwischen Anbieten gewährleisten und vor Günstlingswirtschaft bzw. gegen Korruption schützen. Letztlich zielt es im Kern darauf ab, eine Verschwendung von Steuergeldern zu vermeiden.

Im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen sind dabei mehrere Grundsätze vorgesehen, die ein Vergabeprozess erfüllen muss. Das sind im Einzelnen:

Transparenz

Eine Vergabe muss transparent verlaufen. Dies wird u.a. dadurch gewährleistet, dass die Ausschreibung veröffentlicht und der gesamte Vergabeprozesse dokumentiert wird.

Gleichbehandlung

Es gilt der Gleichbehandlungsgrundsatz aller Teilnehmer. So sind öffentliche Auftraggeber beispielsweise verpflichtet, wichtige Informationen zur Ausschreibung an alle Bewerber weiterzugeben.

Zuschlagskriterien

Bei der Vergabe an einen Bewerber ist darauf zu achten, dass dieser bestimmte Kriterien erfüllt. Dies sind neben Sozial- und Umwelt-Aspekten vor allem Qualitäts- und Innovationsmaßstäbe.

Berücksichtigung mittelständischer Interessen

Auch kleine und mittlerer Unternehmen sind bei der Vergabe öffentlicher Aufträge zu berücksichtigen. Je nach Vergabe können Aufträge deswegen in mehrere Auftragseinheiten gesplittet und so an unterschiedliche – auch kleinere – Unternehmen verteilt werden.

Antikorruption

Die verpflichtende Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel zwischen Auftragsgeber und Bewerbern ermöglicht die lückenlose Dokumentation des Informationsaustausches, was etwaigen Betrugsvorhaben vorbeugt.

Wann muss eine Behörde eine Vergabeverfahren vornehmen?

Ob Behörden eine öffentliche Ausschreibung durchführen müssen, richtet sich im Wesentlichen nach drei Kriterien:

1. dem voraussichtlichen Gesamtauftragswert
2. den EU-Schwellenwerten für öffentliche Auftraggeber
3. dem konkreten Auftragsinhalt

Ein Beispiel: Die Stadt Zweifelsheim möchte eine Finanzsoftware beschaffen. Die Lizenzkosten der Software liegen bei 45.000 Euro. Hinzu kommen Einmalkosten für die individuelle Anpassung, Ersteinrichtung und Schulung der Software in Höhe von 15.000 Euro. Zusätzlich fallen laufende Kosten für Wartung, Support und Hosting der Anwendung an, die sich über eine Vertragslaufzeit von 5 Jahren auf weitere 72.000 Euro summieren. Der voraussichtliche Gesamtauftragswert der Softwarebeschaffung beträgt demnach 132.000 Euro.

Die EU-Schwellenwerte für öffentliche Auftraggeber liegen 2022/23:

• für Bauleistungen und Konzessionsvergaben bei 5,382 Mio. Euro,
• für allgemeine Aufträge oberster und oberer Bundesbehörden bei 140.000 Euro,
• für sonstige Aufträge bei 215.000 Euro

Da die Stadt Zweifelsheim mit ihrem Gesamtauftragswert unter dem EU-Schwellenwert bleibt, greifen bei ihr die Regelungen der Unterschwellenvergabeverordnung. Diese regelt alle Vergaben öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge, die unter dem EU-Schwellenwert liegen und beschreibt die Vergabeverfahren, welche Kommunen im Rahmen ihrer Ausschreibung wählen müssen.

Welche Vergabeverfahren gibt es und welches ist das richtige?

Paragraf 8 (1) der Unterschwellenvergabeverordnung sieht für die Vergabe öffentlicher Aufträge 3 Verfahren vor:

1. die öffentliche Ausschreibung
2. die beschränkte Ausschreibung, mit oder ohne Teilnahmewettbewerb
3. die Verhandlungsvergabe, mit oder ohne Teilnahmewettbewerb (auch freihändige Vergabe genannt)

Für die Stadt Zweifelsheim, und ihr Vorhaben eine neue Software für die Finanzabteilung zu beschaffen, heißt das in der Praxis.

a) Sie wendet sich im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung mit der Auftragsbekanntmachung an eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen, die alle ein Angebot abgeben können.

b) Sie geht den Weg einer beschränkten Vergabe und bietet interessierten Unternehmen an, sich im Rahmen eines Wettbewerbs für die Teilnahme an der Ausschreibung zu qualifizieren. Dabei macht sich die Stadt auf Grundlage des Wettbewerbs ein Bild darüber, welche Unternehmen geeignet sind und bestimmt dann, welche Bewerber ein Angebot abgeben dürfen.

Voraussetzung für die Nutzung dieses Verfahrens:

1. die Ausschreibung hat eine hohe Dringlichkeit
2. eine öffentliche Ausschreibung blieb bisher erfolglos

c) Die Stadt verhandelt im Rahmen der freihändigen Vergabe direkt mit den Anbietern, weil der Auftrag besonders dringlich, bzw. die anderen Vergabearten nicht zweckmäßig sind.

Weil die freihändige Vergabe ohne förmliches Verfahren auskommt und damit dem Zweck des Vergaberechts zuwider läuft, bildet sie die Ausnahme. Sie ist nur zulässig, wenn ein Ausnahmetatbestand vorliegt. Dies ist dann der Fall

1. wenn die Bedürfnisse der Stadt nicht ohne Anpassung der bereits verfügbaren Lösung erfüllt werden. Für eine Finanzsoftware kann das z.B. heißen, dass wichtige Schnittstellen noch entwickelt werden müssen, damit die Anwendung überhaupt in der bestehenden IT-Landschaft genutzt werden kann.
2. wenn die Stadt den Auftrag aufgrund konkreter Umstände nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben kann. Dies kommt zum Tragen, wenn eine Ausschreibung besonders komplex ist und sich der rechtlich-finanzielle Rahmen bzw. die zu erwartenden Risiken der Beschaffung nur schwer abschätzen lassen.

Liegt einer der beiden Gründe vor, kann die Stadt mithilfe der Verhandlungsvergabe beschaffen, muss jedoch ein Teilnahmewettbewerb ausrichten. Auch hier geht es darum, im Rahmen des Wettbewerbs festzustellen, welcher Bewerber geeignet ist und damit für die Abgabe eines Angebots zugelassen wird.

Die Stadt kann in begründeten Ausnahmefällen auf einen solchen Teilnehmerwettbewerb verzichten. Wenn „aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist“ und damit nur ein einziges Unternehmen den Auftrag erfüllen kann, darf die Stadt auch ohne Wettbewerb beschaffen.

Doch Vorsicht: Der Auftragsgegenstand ist vom Gesetz her so neutral wie möglich zu beschreiben. Wird der Wettbewerb durch eine „gerichtete“ Leistungsbeschreibung beeinträchtigt, steigen auch die Anforderungen an deren Rechtfertigung.

Besteht bei allen Beschaffungen Ausschreibungspflicht?

Nein. Öffentliche Auftraggeber haben auch die Möglichkeit, sogenannte Direktaufträge auszulösen. Werden Leistungen unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze „Wirtschaftlichkeit“ und „Sparsamkeit“ beschafft, kann dies auch ohne Vergabeverfahren geschehen. Allerdings sind solche Direktaufträge nur bis zu einer bestimmten Wertgrenze zulässig. Laut § 14 UVgO liegt diese bei einem Auftragswert von max. 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer.

Kann eine laufende Ausschreibung wieder abgebrochen werden?

Ja, allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen. Dazu zählen:

1. es ist kein Angebot eingegangen oder die eingegangen Angebote entsprechen nicht den Anforderungen der Ausschreibung
2. die Vergabeunterlagen müssen grundlegend verändert oder überarbeitet werden
3. im Rahmen der Ausschreibung wurde gegen Vergabebestimmungen verstoßen, wie z.B. im Fall von unvollständigen Vergabeunterlagen

Wo Sie bei Fragen Hilfe bekommen?

Das öffentliche Vergaberecht wirkt auf den ersten Blick einschüchternd. Häufig schrecken Verantwortliche der Fachabteilung vor einer Beschäftigung mit ihm zurück. Dabei ist es gerade für sie sinnvoll, über die Möglichkeiten und Grenzen der Vergabe informiert zu sein. Sie sparen sich dadurch nicht nur viel Arbeit – z.B. wenn gar kein Teilnehmerwettbewerb notwendig ist, sondern sind im Ernstfall auch sicher, dass die Beschaffung wirklich rechtsgültig ist.

Die Saxess AG bietet mit fidas kommunal eine Beteiligungsmanagementplattform für die öffentliche Hand und hat in diesem Rahmen bereits an über 50 Ausschreibungen teilgenommen. Hierbei haben wir einschlägige Erfahrungen mit den Bedürfnissen und Besonderheiten der öffentlichen Verwaltung gesammelt, die uns heute zu einem kompetenten Partner in Sachen Finanzsoftware für Kommunen macht.

Der vorliegende Artikel bietet einen Überblick zur öffentlichen Vergabe und fasst dabei Inhalte u.a. dieser externen Beiträge zusammen:

• ibau GmbH: Vergaberecht für Anfänger:innen – ein Einsteig
• buildingradar.com: Ausschreibungen und Vergabe einfach erklärt (mit Beispielen)
• kommunalwirtschaft.eu: Beschaffung von Software durch öffentliche Auftraggeber
• haufe.de: Vergabe: Wann muss öffentliche Ausschreibung erfolgen?

Diese behandeln das öffentliche Vergaberecht noch detaillierter und bilden somit einen guten Ausgangspunkt für einen tiefergehenden Einblick in den Bereich.