Medienbruchfreies Arbeiten mit fidas direkt

In vielen Städten und Landkreisen ist das Verwalten von Beteiligungen noch immer ein langwieriger Prozess, der größtenteils analog passiert. Hinzu kommen ein großer personeller und zeitlicher Aufwand beim Erfassen und Aktualisieren von Daten. Das Weitergeben von hochsensiblen Informationen geschieht oftmals noch über den Postweg oder via E-Mail und die Kommunikation mit den Beteiligungsunternehmen ist kompliziert. Mit unseren Software-Modulen der fidas-Familie bieten wir eine Lösung des Problems und helfen Ihnen dabei, Auswertungen und Berichte automatisch zu generieren, Daten zentral zu speichern und Informationen vollständig und nachvollziehbar abzulegen.

fidas direkt ist ein separates Webportal, das Sie für einen sicheren, einheitlichen und standardisierten Datentransfer sowie für eine medienbruchfreie Kommunikation zwischen Beteiligung und Beteiligungsmanagement einsetzen. Es dient als Hilfsmittel der kommunalen Konzernsteuerung, gerade auch in Zeiten der Covid-19 Pandemie. Diese hat den Wandel in der Kommunalverwaltung, aber auch in den öffentlichen Unternehmen, verstärkt und beschleunigt sowie gezeigt, wie wichtig die Digitalisierung von Arbeitsprozessen ist.

fidas direkt – Funktionsübersicht und Prinzip

Mit fidas direkt übergeben Beteiligungen ihre Finanzdaten selbst an das Hauptsystem. So sind alle Dokumente, wie Summen- und Saldenlisten vollständig und dank stichtagsbezogener Auswertung auch rückwirkend nachvollziehbar. Hierfür nutzen Sie eine Web-Oberfläche, die das Hochladen der entsprechenden Daten ermöglicht. Haben Sie neue Unterlagen übermittel, wird der Beteiligungsmanager automatisch darüber in fidas Controlling informiert und er muss nur noch entscheiden, inwieweit die Daten ins System übernommen werden.

Das Beteiligungsunternehmen öffnet im Browser das Web-Portal fidas direkt und lädt dort die gewünschten Dokumente hoch.

Sobald der Upload erledigt ist, erhält der Beteiligungsmanager eine Nachricht, sichtet die Informationen und entscheidet, ob die Daten übernommen werden oder eine Anpassung notwendig ist. Der Anwender auf Seite des Beteiligungsunternehmens hingegen sieht in fidas direkt eine Übersicht der von ihm hochgeladenen Dokumente, darunter:

• Saldenlisten – Summen- und Saldenliste können in Form von .pdf, .csv, .txt, .xls oder .xlsx eingelesen, einer Periode zugeordnet und mit einem Kommentar versehen werden.
• Ist- und Plandaten – Die GuV- und Bilanzwerte können kumuliert als Ist- oder Planwerte manuell eingegeben werden.
• Kennzahlen – Individuelle Kennzahlen aus fidas Controlling können durch das Beteiligungsunternehmen gepflegt und einzelnen Perioden zugeordnet werden.
• Dokumente – Dokumente, wie Verträge, Handelsregisterauszug oder Beschlüsse, können hochgeladen und zur Verfügung gestellt werden.
• Bericht – Die GuV, Bilanz und Kennzahlen der erstellten Perioden können betrachtet und bei Bedarf in Excel – über die entsprechende Schaltfläche – exportiert werden.

Vorteile im Überblick

Vorteile für die Beteiligungen

• erhöhte Sicherheit in der Datenübertragung, da sensible Daten nicht mehr per E-Mail verschickt werden müssen
• erhöhte Sicherheit in der Datenarchivierung, da sensible Daten verschlüsselt verwahrt werden
• Arbeit kann aufgeteilt werden und Vertretungsarbeiten können einfach übernommen werden
• unkompliziertes Übergeben von Summen- und Saldenlisten
• Überblick über alle bereitgestellten Daten
• Statusmeldungen​ helfen dabei, die Übersicht zu behalten

Vorteile für das Beteiligungsmanagement

• alle Daten einer Beteiligung lückenlos im System​
• verschlüsselter Datentransfer & und geschützte Datenverwahrung sorgen für zusätzliche Sicherheit
• keine manuelle Datenerfassung notwendig​
• medienbruchfreies Arbeiten
• Statusmeldungen und Kommentarfunktion ermöglichen einen direkten Kontakt zu allen Beteiligungen
• standardisierte Weiterverarbeitung der Daten in fidas Controlling

Fazit

Die in den letzten Jahren stetig gestiegenen quantitativen und qualitativen Anforderungen an das Beteiligungsmanagement können aufgrund der personellen Ressourcenknappheit häufig nur mithilfe einer modernen Software erfüllt werden. Wie wichtig die konsequente Digitalisierung der Arbeitsprozesse ist, zeigen nicht zuletzt auch die Auswirkungen der COVID19-Pandemie. Durch den Einsatz von fidas direkt sind Sie in der Lage, den Austausch von elektronischen Informationen und Daten standardisiert und medienbruchfrei abzubilden. Zusätzlich verschlanken Sie Prozesse wie Datenerhalt oder Auswertung und bringen so die Digitalisierung weiter voran.

Sie möchten mehr über die Funktionalitäten von fidas direkt erfahren? Oder möchten die Software auch für ihr Beteiligungsmanagement nutzen? Gerne lassen wir Ihnen weitere Informationen oder ein unverbindliches Angebot zukommen. Kontaktieren Sie uns hierfür einfach unter kontakt@saxess-ag.de.