Der Weg in ein digitales Beteiligungsmanagement

Die Saxess AG unterstützt mit ihrer Fachwendung fidas die kommunale Beteiligungsverwaltung auf dem Weg zum digitalen Beteiligungsmanagement. Unser Kunde, die Stadt Neumünster, gibt im nachstehenden Praxisbericht einen Einblick in ihre „medienbruchfreie“ Beteiligungsarbeit der Zukunft.

„17.000 Seiten… Das war die Rückmeldung unserer Hausdruckerei zum Gremienlauf im September 2021″, berichtet Herr Janßen, Verantwortlicher für das Beteiligungsmanagement der Stadt Neumünster. Nicht aber für sämtliche Vorlagen der Verwaltung, sondern nur für das Beteiligungsmanagement der Stadt Neumünster. In diesem Gremienlauf sollten neben 44 Ratsfrauen und -herren über die Jahres- und Konzernabschlüsse der städtischen Beteiligungen informiert werden. Diese Zahl bringt einen nicht nur aus ökologischen Gesichtspunkten zum Nachdenken, sie drängt regelrecht darauf, die gesamte Prozessökonomie kritisch zu hinterfragen.

Denn viele der bestehenden Verwaltungsabläufe sind noch Relikte einer analogen Prozesslandschaft. Wahr ist: Die öffentlichen Verwaltungen haben durch die Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und die Schaffung der rechtlichen Möglichkeit zur Durchführung von digitalen Gremiensitzungen einen bedeutenden Schritt in der Digitalisierung gemacht. Gerade der Bereich der Mandatsträgerbetreuung ist dennoch weiterhin geprägt von einer Vielzahl unterschiedlicher Medien und analogen Prozessen, wie dem persönlichen oder fernmündlichen Austausch und Handakten.

Die Folge: Die fehlende Standardisierung von Prozessen und unterschiedlichen Instrumenten führen zwangsweise zu Ineffizienzen, Redundanzen und erschweren signifikant eine fristgerechte Bearbeitung von Vorgängen. Und gerade mit Blick auf den eingangs beschriebenen Sitzungslauf drängt sich die Frage auf: „Können die Mandatsträgerinnen und Mandatsträger bei den Bergen von Papier sicherstellen, dass sie alle entscheidungsrelevanten Fakten des Vorganges wirklich erfasst haben?“.

Genau hier setzt die Stadt Neumünster an. Erstens: Indem das Beteiligungsmanagement seit 2021 zu jeder Sitzung der Selbstverwaltung oder der Beteiligungsgremien ein Informations-/Einweisungspapier erstellt. Zweitens: Indem man seitens des Beteiligungsmanagements die bestehenden Prozesse evaluiert und auf dieser Grundlage ein neues Gesamtziel identifiziert hat. Die Einführung einer Fachanwendung für den Konzern Stadt Neumünster, die als mobile „All-in-one“-Lösung die Vorteile der Digitalisierung mit dem größtmöglichen Synergieeffekt für alle Beteiligten vereint.

Bei der Anschaffung eines solchen Systems ist es den Verantwortlichen wichtig, dass sich individuelle Vorstellungen und Anforderungen stets an dem durch die Verwaltung festgelegten Gesamtziel orientieren. Vor allem sollen Anwender die Möglichkeit erhalten, jederzeit und von überall über ein mobiles Endgerät die für sie relevanten Informationen über Gremiensitzungen, Wirtschaftsdaten und Exposés der Beteiligungen in Echtzeit abzurufen. Medienbruchfreie Gestaltung, individuelle Rechtevergabe sowie ein editierbares Kennzahlensystem, das als „Cockpit“ für Anwenderinnen und Anwender fungiert, bildeten dabei einen weiteren Teil der Grundvoraussetzungen, die man als Beteiligungsmanagement der Stadt Neumünster an die Fachanwendung stellt.

Und trotz des klaren Gesamtziels bleiben vor dem Start eines Projekts derartiger Tragweite Unsicherheiten. Wird man auch künftig in der Lage sein, auf noch unbekannte Anforderungen an die Software zu reagieren, ohne zum Beispiel einen Medienbruch durch zusätzlich benötigte Anwendungen zu riskieren? Und wie gestaltet man eine bestehende Prozessstruktur neu, die bewährt seit Dekaden Anwendung findet?

Gerade im letzten Punkt sind sich die Verantwortlichen einig, dass neben einer rechtlichen und technischen Umsetzung, eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg des Projekts, im subjektiven Empfinden der beteiligten Akteure liegt. Namentlich in deren Akzeptanz, Kooperation und Verständnis für die Notwendigkeit einer Veränderung. Entsprechend wichtig ist es, die Betroffenen abzuholen und sukzessive in die Entwicklung der neuen Prozesse einzubinden. Im optimalen Fall erkennen alle Mitwirkenden eigenständig die Vorzüge des prozessualen Wandels und werden so selbst zum Treiber und Vermarkter des Wandels.

Vor diesem Hintergrund hat das Beteiligungsmanagement der Stadt Neumünster die Einführung der Software in 3 aufeinanderfolgende Phasen konzeptioniert:

1. Inbetriebnahme einer Dokumentenbibliothek für den Verwaltungsvorstand und die Mandatsträger, die alle mandatsbezogenen und allgemein verfügbaren Dokumente/Informationen des Beteiligungsmanagements beinhaltet. Alle bisherigen Prozesse (Versand von Unterlagen, Führung eines Dokumentenmanagementsystems in der Windows-Oberfläche) bleiben vorerst erhalten und werden sukzessive (mit steigender Akzeptanz der Beteiligten) eingestellt.
2. Digitalisierung der Prozesse, die keinen Einfluss auf die Arbeit der Unternehmen haben: Nutzung des Moduls „Sitzungsdienst“ zur Avisierung von Gremienterminen der Kern- und Selbstverwaltung und gleichzeitiger Bereitstellung der dazugehörigen Unterlagen (Tagesordnung samt Anlagen). Einstellung des postalischen Versandes von Sitzungsunterlagen sowie Outlookterminen.
3. Digitalisierung der Prozesse, die Einfluss auf die Arbeit der Unternehmen haben: Ausweitung des Sitzungsdienstes auf die kommunalen Beteiligungen sowie die Pflege und Aufbereitung von individuellen Controlling-Daten.

Diese sukzessive Einbindung einzelner Features in bestehende Verwaltungsprozesse ist darauf ausgelegt, nachhaltig die Erreichung des Gesamtziels eines voll digitalisierten und effizienten Beteiligungsmanagements zu fördern und gleichzeitig subjektiven Hürden im Veränderungsprozess vorzubeugen.

Die Herausforderung besteht jedoch nicht nur in der schrittweisen Einführung einer neuen Software samt zugehöriger Prozesse. Vielmehr geht es in Neumünster auch darum, sich als Kommune bei der stetigen Weiterentwicklung des verwendeten Systems zu etablieren. So bringt sich die Stadt mit Funktionswünschen ein, die kurzfristig gemeinsam mit dem Anbieter umgesetzt werden. Darunter einfache Anforderungen, wie die Anlage eines individuellen Gremiums in den Stammdaten, bis hin zu komplexen Anpassungen, wie einer editierbaren Ordnerstruktur im Dokumentenmanagementsystem. Wohl wissend, dass solche individuellen Anpassungen häufig große Kostentreiber sind, wenn sie bei der Beschaffung nicht vorher explizit vereinbart und ggf. vertraglich fixiert werden.

Festzuhalten ist: Das Beteiligungsmanagement von Neumünster ist auf dem besten Weg ins digitale Zeitalter. Mit einer medienbruchfreien Informationsverarbeitung, nachhaltiger Verwendung von Ressourcen, dem Wegfall von Redundanzen in der Prozessstruktur, sofortiger Verfügbarkeit beim Empfangenden und monetärem Konsolidierungspotenzial setzt die Stadt auf Vorzüge der Digitalisierung, die bald schon kein Wunschdenken mehr sind, sondern Realität.

Den vollständigen Beitrag können Sie in der Sonderausgabe 2 des Behörden Spiegel nachlesen.