Schritt für Schritt zum Kommunalen Beteiligungsbericht: Praktische Tipps & Tricks für eine erfolgreiche Umsetzung

Der kommunale Beteiligungsbericht ist ein zentrales Instrument für Transparenz und Effizienz in der kommunalen Verwaltung. Jedes Jahr stehen BeteiligungsmanagerInnen vor der Herausforderung, umfassende und aktuelle Daten ihrer Beteiligungen darzustellen und diesen Bericht für interne wie externe Stakeholder zugänglich zu machen. Die Praxis zeigt jedoch: Trotz moderner Softwarelösungen wie fidas.Kommunal kann die Erstellung komplex und zeitintensiv sein – insbesondere bei selten genutzten Funktionen oder spezifischen Anforderungen wie abweichenden Geschäftsjahren.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen praxisbewährte Tipps und Tricks zur Erstellung Ihres Beteiligungsberichts mit fidas.Kommunal vor. Sie erfahren, wie Sie den Überblick über wichtige Funktionen und Konfigurationen behalten und typische Fehler im Umgang mit Finanzdaten vermeiden können. Der Leitfaden hilft dabei, den Beteiligungsbericht schrittweise in eine effiziente Routine zu überführen.

 

Die wichtigsten Funktionen in fidas.Kommunal für den Beteiligungsbericht

Mit fidas.Kommunal steht BeteiligungsmanagerInnen ein umfassendes Werkzeug für ihren kommunalen Beteiligungsbericht zur Verfügung, das u. a. den gesamten Erstellungsprozess des kommunalen Beteiligungsberichts unterstützt und vereinfacht. Das zentrale Element bildet der Portfolio-Bericht, der eine strukturierte Übersicht aller kommunalen Beteiligungen und deren Performance ermöglicht. Diese Funktion ist darauf ausgelegt, individuelle Anforderungen flexibel abzubilden – von der Darstellung spezifischer Kennzahlen bis zur Anpassung des Berichtszeitraums für abweichende Geschäftsjahre.

Ein praktischer Einstieg in fidas.Kommunal sind die Berichtseinstellungen. Hier legen Sie die Parameter des Berichts fest: Sie können nicht nur den gewünschten Berichtszeitraum und die Finanzdaten anpassen, sondern auch eine detaillierte Positionierung der jeweiligen Unternehmenskennzahlen vornehmen. Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, Datensätze für abweichende Geschäftsjahre einzurichten, sodass sich alle relevanten Perioden korrekt im Bericht widerspiegeln. Diese Anpassungen sparen Zeit und verhindern Inkonsistenzen in der Darstellung.

 

Struktur schlägt Chaos: Die Bedeutung einer gut durchdachten Berichtsstruktur

Eine klare und durchdachte Struktur ist das Rückgrat jedes erfolgreichen kommunalen Beteiligungsberichts. Sie ermöglicht es, komplexe finanzielle und organisatorische Zusammenhänge verständlich darzustellen und schafft Transparenz für alle beteiligten Akteure – von der Verwaltung bis hin zur Politik und Öffentlichkeit. Eine gut strukturierte Darstellung hilft nicht nur dabei, den Überblick zu behalten, sondern erleichtert auch den Vergleich und die Bewertung von Unternehmenskennzahlen über mehrere Berichtsperioden hinweg.

Ein strukturierter Beteiligungsbericht bringt mehrere Vorteile:

• Nachvollziehbarkeit: Eine logische Gliederung sorgt dafür, dass die präsentierten Daten und Informationen leicht verständlich und gut nachvollziehbar sind.

• Effizienz: Die Leser finden die für sie relevanten Informationen schneller, was die Effizienz der Entscheidungsfindung erheblich verbessert.

• Vergleichbarkeit: Durch eine einheitliche Struktur lassen sich Berichte unterschiedlicher Perioden oder Beteiligungen einfacher miteinander vergleichen, was für eine fundierte Analyse unerlässlich ist.

• Rechtssicherheit: Eine klare Struktur stellt sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen und Berichtspflichten erfüllt werden.

fidas.Kommunal unterstützt gezielt die Berichterstellung durch innovative Funktionen. Der integrierte Wizard führt AnwenderInnen Schritt für Schritt durch den Prozess und ermöglicht es, den Bericht klar und übersichtlich aufzubauen. So können wichtige Elemente wie Grafiken unkompliziert integriert und ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellt werden, das die Navigation im Bericht erleichtert.

Dank der Drag & Drop-Funktion können die einzelnen Segmente des Beteiligungsberichts flexibel verschoben werden, um die Reihenfolge optimal an die individuellen Anforderungen anzupassen. Dies schafft nicht nur Flexibilität, sondern stellt auch sicher, dass der Bericht logisch und nachvollziehbar aufgebaut ist. Darüber hinaus vereinfachen Stichtage die Suche nach spezifischen Datensätzen, sodass relevante Informationen schnell gefunden werden können. Ein weiterer Vorteil: Nicht gepflegte Datensätze schließt das System automatisch aus dem Bericht aus. Dadurch werden unnötige Fehler vermieden und die Datenqualität erhöht.

Mit diesen Funktionen liefert fidas.Kommunal die ideale Grundlage, um eine durchdachte Berichtsstruktur zu erstellen, die Transparenz, Effizienz und Vergleichbarkeit fördert.

 

Individuelle Anpassungen: Datensätze, Perioden und Steckbriefe effektiv bearbeiten

Ein großer Vorteil von fidas.Kommunal liegt in der Möglichkeit, Berichte flexibel an die spezifischen Anforderungen Ihrer Kommune anzupassen. Besonders die Funktionen zur Anpassung von Datensätzen und Perioden ermöglichen in ihrem Beteiligungsbericht eine präzise Darstellung von Unternehmen, die abweichende Geschäftsjahre haben oder spezielle Berichtsstrukturen benötigen. Ein typisches Beispiel aus der Praxis zeigt, wie eine fehlerhafte Periodeneinstellung im Steckbrief eines Unternehmens dazu führt, dass Daten oft nicht korrekt angezeigt werden. Mit gezielten Anpassungen vermeiden Sie diese Situation jedoch mühelos.

Die Anpassungen beginnen in den Einstellungen des Steckbriefs im Wizard: Berichtsparameter. Sie legen mithilfe der Checkbox „Übernahme bzw. Aktualisierung der Spaltenbezeichnung und Periode“ fest, ob die Perioden automatisch aus den Grundeinstellungen übernommen werden oder ob Sie sie manuell anpassen möchten. Indem Sie die Checkbox deaktivieren, können Sie die Perioden individuell festlegen und eine spezifische Bezeichnung sowie Periode für das betreffende Unternehmen eintragen. So gewährleisten Sie, dass die Daten jederzeit aktuell und korrekt angezeigt werden.

Diese Funktion erweist sich als besonders nützlich, wenn Beteiligungen mit abweichenden Geschäftsjahren gemeldet werden müssen. Ein weiterer praktischer Trick besteht darin, dass AnwenderInnen gezielt die Periodeneinstellungen für jeden Steckbrief anpassen können (vgl. Grafik 1). Dadurch wird der Prozess transparent und einfach steuerbar, und der Beteiligungsbericht wird zu einem präzisen und verlässlichen Informationsinstrument.

Wird die Periode zukünftig in den Grundeinstellungen des Berichts bearbeitet und beispielsweise die Periodenbezeichnung geändert, ist es wichtig die Checkbox „Übernahme bzw. Aktualisierung der Spaltenbezeichnung und Periode“ zu aktivieren (vgl. Grafik 2). Dabei überschreiben Sie alle zuvor manuell vorgenommenen Spaltenänderungen und ersetzen sie durch die Grundeinstellungen. Dies stellt sicher, dass alle Daten den einheitlichen Grundeinstellungen entsprechen, erfordert jedoch eine bewusste Entscheidung bei der Verwaltung der Steckbriefe.

 

Best Practices: Tipps zur Nutzung von Vorlagen und Optimierung der Berichtsdaten

Die Verwendung von Vorlagen ist ein entscheidender Faktor, um den Beteiligungsbericht effizient und einheitlich zu gestalten. In fidas.Kommunal können Sie Word-Vorlagen nutzen, die sich individuell anpassen und auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Kommune abstimmen lassen. Ein hilfreicher Tipp aus der Praxis: Aktivieren Sie die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ in Word, sobald Sie Ihre Vorlage bearbeiten. So bleiben alle Anpassungen dokumentiert und können problemlos an das Team von fidas.Kommunal weitergeleitet werden, falls zusätzliche Änderungen oder Updates notwendig sind.

Besonders wichtig ist ein regelmäßiger Check-up der Vorlagen, um sicherzustellen, dass sie mit den neuesten Funktionen und Anforderungen aus den aktuellen fidas.Kommunal-Releases kompatibel sind. Änderungen an Schriftarten, Überschriften oder Tabellenformaten lassen sich so nicht nur übersichtlich nachvollziehen, sondern auch gezielt optimieren. Zudem bietet es sich an, die Kommentarfunktion zu nutzen, um spezifische Änderungswünsche direkt in der Vorlage zu vermerken (vgl. Grafik 3). Die Funktion Neuer Kommentar hilft AnwenderInnen, um zusätzliche Informationen zu übermitteln. So können jegliche Änderungen zum Design (z. B. Schriftart, Schriftgröße, Überschriftformatierung), aber auch inhaltlicher Natur (z. B. Texte, Tabellen, Aufzählungen) vorgenommen werden.

Ein weiterer Tipp: Wenn Sie aus einem Vorjahresbericht eine neue Vorlage erstellen, können Sie die enthaltenen Daten und Positionen gezielt anpassen, um den Bericht schnell auf den aktuellen Stand zu bringen. Dabei hilft die Funktion zur Positionswahl (vgl. Grafik 4), mit der Sie sowohl bestehende als auch neu hinzugefügte Steckbriefe unkompliziert aktualisieren können. Grundsätzlich lassen sich Berichte in der Software jederzeit duplizieren und für die aktuelle Geschäftsperiode auf Basis aktueller Finanzdaten effizient bearbeiten.

 

Fehlervermeidung und Troubleshooting

Auch bei der Nutzung von fidas.Kommunal können gelegentlich Herausforderungen auftreten, die den Erstellungsprozess eines Beteiligungsberichts verlangsamen. Häufige Stolpersteine sind fehlende oder unvollständige Datensätze, inkorrekte Perioden oder nicht befüllte Kennzahlen in Übersichtstabellen. Um diese Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben, empfiehlt sich ein systematisches Vorgehen.

Ein häufiges Problem ist, dass korrigierte Stammdaten nicht im Bericht angezeigt werden. In solchen Fällen lohnt sich ein Blick in die FAQ-Sektion der Wissensdatenbank, die detaillierte Lösungsvorschläge bietet. Beispielsweise kann es erforderlich sein, die Steckbriefkonfiguration zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass alle relevanten Daten korrekt übernommen werden.

Ein weiterer häufiger Fall betrifft Übersichtstabellen im Bericht, die bestimmte Kennzahlen, wie Verbindlichkeiten oder Beschäftigtenzahlen, nicht anzeigen. Hier ist zu prüfen, ob die ausgewählten Kennzahlen in den Berichtsparametern korrekt definiert und in der Vorlage gemappt wurden. Sollte dies nicht der Fall sein, können Anpassungen in den Grundeinstellungen vorgenommen werden.

fidas.Kommunal bietet zudem vierteljährliche Release Notes und kurze Team-Meetings, um Nutzer auf neue Features oder häufige Fehler hinzuweisen. Diese präventive Herangehensweise spart Zeit und ermöglicht eine reibungslose Berichtserstellung.

Sie möchten mehr Informationen zu unserer Software erhalten? Dann kontaktieren Sie uns doch gerne telefonisch oder per Mail über kontakt@saxess-ag.de.