App statt Aktenberg – wie fidas.Sitzungen kommunale Mandatsträger unterstützt

Wie sieht der Alltag einer kommunalen Mandatsträgerin aus, wenn Sitzungen nicht mehr mit Papierbergen und zeitraubender Recherche vorbereitet werden müssen, sondern digital, strukturiert und flexibel? Um das zu veranschaulichen, begleiten wir in diesem Text Aufsichtsrätin Frau Huber-Schmidt. Wir schlüpfen in ihre Rolle – und zeigen, wie moderne Fachsoftware die Gremienarbeit verändern kann.

Als Aufsichtsratsvorsitzende in meiner Kommune jongliere ich täglich mit zahlreichen Sitzungspapieren, Beschlussvorlagen und Finanzberichten. Die Vorbereitung auf Gremien erfordert viel Zeit – und wichtige Dokumente sind im Aktenchaos manchmal nur schwer auffindbar. Das geht auch anders: nämlich digital. Mit dem passenden Tool habe ich alle relevanten Informationen auf einen Blick – und jederzeit dabei.

Meine Aufgaben sind vielfältig, die Anforderungen hoch – insbesondere in der Vorbereitung auf Sitzungen. Lange Zeit bedeutete das: Unterlagen aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen, Informationen aus Papierakten mit digitalen Formaten kombinieren, Rückfragen klären, Versionen vergleichen. Ein standardisierter Überblick fehlte, ebenso wie die Möglichkeit, flexibel und mobil auf relevante Infos zuzugreifen.

Viele Daten mussten bisher händisch in verschiedene digitale Formate übertragen werden – das führte regelmäßig zu Mehrarbeit und Informationslücken. Um diese Ineffizienzen zu vermeiden und unseren Alltag als Mandatsträgerinnen und Mandatsträger zu erleichtern, führte die Kommune eine Fachsoftware ein: fidas.Sitzungen.

Alles an einem Ort

fidas.Sitzungen ist ein digitales Informations- und Sitzungsportal, das speziell für die Anforderungen der kommunalen Gremienarbeit entwickelt wurde. Es bündelt alle relevanten Inhalte an einem Ort – von Tagesordnungen über Sitzungsunterlagen bis hin zu Beschlüssen und Protokollen. Ich kann dadurch ortsunabhängig an Veranstaltungen wie Aufsichtsratssitzungen, Gesellschafterversammlungen, Turnusgesprächen oder Verwaltungsratssitzungen teilnehmen und mich jederzeit auf diese vorbereiten.

So funktioniert digitale Sitzungsvorbereitung in der Praxis

Seit der Einführung der Software gestaltet sich meine Vorbereitung deutlich strukturierter: Termine und Tagesordnungspunkte für kommende Sitzungen werden zentral angekündigt und abgestimmt. Alle relevanten Unterlagen sind übersichtlich hinterlegt und jederzeit abrufbar. Es spielt keine Rolle, ob ich Laptop oder Tablet nutze – die Inhalte sind auf allen Geräten über die App oder im Browser verfügbar und synchronisiert.

Dabei stehen mir auch persönliche Notizen, die ich direkt in den Unterlagen vermerke, ortsunabhängig zur Verfügung. So kann ich mich bereits unterwegs auf eine Sitzung vorbereiten oder im Sitzungssaal flexibel auf Informationen zugreifen – auch wenn das WLAN einmal schwächelt. Die Suchfunktion der App hilft mir dabei, gezielt Dokumente zu finden – ohne langes Blättern oder umständliches Nachfragen bei Kolleginnen und Kollegen. Da die Benutzeroberfläche intuitiv aufgebaut ist, brauchte ich keine lange Einweisung.

Mehr Übersicht, weniger Verwaltungsaufwand

Auch über die konkrete Sitzungsvorbereitung hinaus bietet das System Unterstützung: Laufende Mandate und vergangene Sitzungen sind chronologisch erfasst, Zuständigkeiten und Ansprechpartner zentral hinterlegt und jederzeit auffindbar. Die digitale Lösung erleichtert zudem die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Gremien: Die Zugriffsrechte sind so gestaltet, dass jede Beteiligungsgesellschaft ihre eigenen Sitzungen im System verwalten kann – unabhängig und ohne Einsicht in andere. Bei Kooperation können unkompliziert Freigaben erteilt werden. Das entlastet die zentrale Verwaltung und sorgt für klare, datenschutzkonforme Strukturen.

Sie haben Fragen zur digitalen Sitzungsvorbereitung oder der kommunalen Beteiligungsverwaltung generell? Kommen Sie einfach auf uns zu!