Software für kommunales Beteiligungsmanagement – wann lohnt sie sich?

Den letzten Beteiligungsbericht zu erstellen, hat Sie mal wieder viel Zeit und Nerven gekostet? Kein Wunder, gerade bei einer hohen Anzahl an Beteiligungen in einer Kommune kann es schnell unübersichtlich werden. Mit einer Software können Beteiligungsmanager hingegen den Überblick behalten. Doch eine solche Anwendung verursacht natürlich Kosten. Im Beitrag zeigen wir daher, ab wann der Einsatz einer Software wirtschaftlich sinnvoll ist.

Sicher, wer ein oder zwei Beteiligungen hält, kann den Überblick über Dokumente, Daten und Termine meist problemlos bewahren. Doch viele kommunale Portfolios sind deutlich umfangreicher: über 20 Beteiligungen sind keine Seltenheit – von Stadtwerken über Wohnungsbaugesellschaften bis hin zu Krankenhäusern. Da sieht es mit der Übersichtlichkeit schnell ganz anders aus. Viele Aufgaben müssen mehrfach erledigt werden – das kostet Zeit, Nerven und führt nicht selten zu Unachtsamkeiten und Fehlern.

Hinzu kommt: Die Beteiligungen unterscheiden sich oft erheblich. Ob Eigenbetrieb, GmbH oder Zweckverband – jede Rechtsform bringt eigene Verwaltungsaufgaben mit sich. Mittelbare Beteiligungen über mehrere Ebenen hinweg sind zudem häufig schwer vollständig zu erfassen. Kurz: Je komplexer das Portfolio, desto aufwändiger das Management.

Was Software hier leisten kann

Eine Anwendung wie fidas.Kommunal kann bei alldem entlasten, unter anderem durch:

• die Automatisierung wiederkehrender Prozesse,
• einheitliche Strukturen, selbst bei Einbindung mehrerer Fachbereiche oder Ämter,
• die zentrale und strukturierte Ablage von Verträgen, Protokollen, Beschlüssen und mehr,
• die Reduktion von Medienbrüchen und Schnittstellenproblemen,
• die Vermeidung mehrfacher Datenerfassung,
• das Schließen von Informationslücken und
• den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf eine stets aktuelle Datenbasis.

Die Pflicht zum Bericht

Ein weiterer Vorteil einer solchen Beteiligungsmanagement-Software: Die automatisierte Berichtserstellung. Viele Kommunen sind verpflichtet, regelmäßig Beteiligungsberichte zusammenzustellen. Diese müssen sämtliche Beteiligungen der Kommune erfassen – mit Angaben zu Rechtsform, Kapital, Beteiligungshöhe, Kennzahlen mehrerer Jahre und Ähnlichem. Die Daten stammen häufig aus unterschiedlichen Quellen, was eine manuelle Zusammenführung aufwendig und fehleranfällig macht. Eine Softwarelösung kann Daten zentral verfügbar machen und Berichte automatisiert erstellen.

Wann lohnt es sich, eine Software anzuschaffen?

Natürlich bringt die Einführung einer Software auch Aufwand mit sich – von der Auswahl über die Integration bis hin zur Schulung der Mitarbeitenden. Aber sie kann sich auch schnell auszahlen, besonders wenn:

• Mehr als fünf Beteiligungen verwaltet werden.
• Der manuelle Aufwand hoch und die Kapazitäten gering sind.
• Der jährliche Verwaltungsaufwand bei über 100 Stunden liegt.
• Regelmäßig Berichte, Protokolle und Jahresabschlüsse erstellt werden müssen.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit gefordert sind.
• Die Kommune papierlos und ortsungebunden arbeiten möchte.

Übrigens: Für öffentliche Verwaltungen mit begrenzten Ressourcen eignen sich besonders Software-as-a-Service-Angebote (SaaS). Hier wird die Anwendung über das Internet bereitgestellt – Betrieb, Wartung, technische Aktualisierungen und Hosting erfolgen durch den Softwareanbieter selbst und sind im monatlichen Entgelt, das für die Miete der Lösung geleistet wird, enthalten.

Sie interessieren sich für eine Beteiligungsmanagement-Software für Ihre Kommune? Sprechen Sie bei Fragen gerne unseren Experten Daniel Hübner an.