Risikomanagement in Excel funktioniert … bis es richtig ernst wird.

Stellen Sie sich vor: Der Wirtschaftsprüfer ist da und möchte die Entwicklung der Top-Risiken der letzten zwölf Monate sehen. Doch die Risikomatrix liegt in unterschiedlichen Versionen Marke: „Final_v3_überarbeitet_neu.xlsx“ ab, drei Leute haben parallel daran gearbeitet und weitere Versionen kursieren per Mail. Solche Situationen zeigen: Für ein belastbares Risikomanagement braucht es geeignete Systeme – Excel reicht oft nicht aus.

Risikomanagement heißt, Gefahren systematisch zu identifizieren, zu bewerten und zu steuern. Es dient Unternehmen dazu, die wirtschaftliche Stabilität und Compliance im Blick zu haben. Daneben verfolgen Kommunen das Ziel, die dauerhafte Leistungsfähigkeit der Verwaltung zu sichern, die Daseinsvorsorge zu gewährleisten und öffentliche Mittel verantwortungsvoll einzusetzen. Potenzielle Risiken sollen frühzeitig erkannt und auf ein vertretbares Maß begrenzt werden.

Typische Risikofelder für Unternehmen:

• Strategische Risiken: Fehlentscheidungen bei Investitionen oder Expansionen, Veränderungen von Märkten oder Kundenbedürfnissen, stärkere Konkurrenz

• Finanzielle Risiken: Liquiditätsengpässe, Zinsrisiken, Kreditrisiko/Forderungsausfälle, Fehlkalkulationen, Kostensteigerungen

• Operative Risiken: Produktionsausfälle, Lieferkettenprobleme, IT-Störungen, Cyberangriffe, Qualitätsmängel, Prozessfehler, Personalausfälle

• Rechtliche und Compliance-Risiken: Haftungsfragen, Rechtsstreitigkeiten, Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen

• Markt- und Wettbewerbsrisiken: Konjunkturschwankungen, Preisverfall, Nachfragerückgang, neue Wettbewerber oder Substitute

• Personal- und Organisationsrisiken: Fachkräftemangel, hohe Fluktuation, fehlende Qualifikationen oder Motivation

• Externe Risiken: politische Entwicklungen oder Krisen, Naturkatastrophen, Pandemien, technologische oder gesellschaftliche Veränderungen

Typische Risikofelder für Kommunen:

• Finanzielle Risiken: schwankende Steuereinnahmen, steigende Sozialausgaben, Verschuldung, Risiken aus Beteiligungen

• Rechtliche Risiken: Gesetzesänderungen, Haftungsfragen, Vergabe- und Datenschutzvorgaben

• Daseinsvorsorge: Sicherstellung von Infrastruktur, Versorgung, Bildung, Verkehr und sozialen Leistungen

• Organisationsrisiken: Personalmangel, Digitalisierung, IT-Sicherheit, ineffiziente Verwaltungsprozesse

• Politisch-strategische Risiken: politische Entscheidungen, Bürgerakzeptanz, langfristige Investitionsplanung

• Umwelt- und gesellschaftliche Risiken: Klimafolgen, demografischer Wandel, Migration, soziale Entwicklungen

In vielen Organisationen ist ein strukturiertes Risikomanagement durch gesetzliche und aufsichtsrechtliche Vorgaben gestützt.

Reicht Excel für das Risikomanagement?

In vielen Unternehmen und auch Kommunen ist es gängige Praxis, beim Thema „Risiken identifizieren und bewerten“ zunächst auf Excel zurückzugreifen. Kein Wunder: Das Tool ist vertraut, flexibel und schnell verfügbar.

Problematisch wird es allerdings, wenn etwa:

• Manuelle Pflege zeitaufwendig wird und die Fehlerquote steigt

• Mehrere Dokumenten-Versionen parallel existieren

• Keine automatisierte Nachverfolgung von Änderungen (wer, was, wann) vorliegt

• Berichte für Vorstände oder Gremien „mal schnell“ manuell erstellt werden müssen

• Keine Integration in andere Systeme (ERP, Controlling) möglich ist

Spätestens wenn viele Risiken verwaltet werden, mehrere Verantwortliche beteiligt sind oder verschiedene Standorte, Beteiligungen oder Fachbereiche eingebunden werden, wird Excel unübersichtlich.

Mangelhaftes Risikomanagement ist ein Risiko in sich

Unvollständige, fehlerhafte oder veraltete Risikobewertungen führen dazu, dass Organisationen reagieren statt zu steuern. Risiken werden spät erkannt, Maßnahmen verzögern sich und Entscheidungsgrundlagen werden unzuverlässig.

Mögliche Folgen für Unternehmen:

• Finanzielle Verluste durch unerkannte Risiken

• Kundenabwanderung und Personalfluktuation

• Regulatorische Strafen

Mögliche Folgen für Kommunen:

• Haushaltslöcher durch Fehleinschätzungen

• Versagen der Daseinsvorsorge

• Haftungsrisiken für Bürgermeister/Räte

Wie professionelle Risikomanagementsysteme unterstützen

Wer Risiken möglichst vermeiden oder zumindest reduzieren möchte, sollte auf eine Risikomanagementsoftware setzen, die Struktur, Transparenz und Entlastung schafft.

Konkret bedeutet das:

• Alle Risiken, Bewertungen, Präventions- und Eskalationsmaßnahmen einzelner oder mehrerer Organisationen werden in einer zentralen Datenbank gespeichert.

• Verantwortliche, etwa TeamleiterInnen, können parallel arbeiten.

• Jede Bewertung, Maßnahme und Änderung ist mit Zeitstempel und verantwortlicher Person dokumentiert.

• Alle Beteiligten nutzen zur Risikobewertung einheitliche Kriterien (z. B. Eintrittswahrscheinlichkeit, Schadenshöhe).

• Organisationen können sich individuelle Risikobibliotheken aufbauen und unterschiedliche Risikokataloge erstellen, um einzelne Bereiche abzubilden (z. B. Cybersicherheit)

• Auswertungen können automatisiert erstellt werden – auch visuell und interaktiv.

Übrigens: Auch wir haben ein neues Tool zur nachvollziehbaren, alltagstauglichen Risikoarbeit entwickelt. Bei Interesse sprechen Sie uns gern an.

 

FAQ zum Risikomanagement für Unternehmen & Kommunen