Alle reden über medienbruchfreies Arbeiten. Wir machen es möglich.

Kommunen müssen regelmäßig über den Stand ihrer Beteiligungen informiert sein, um fundierte Entscheidungen zu treffen und das Risiko von finanziellen Fehlentwicklungen zu minimieren. Die reine Beteiligungsverwaltung im Sinn einer regelmäßigen Aktualisierung von Stammdaten und der unkritischen Weitergabe von Wirtschaftsinformationen – ggf. einfach vom Unternehmen übernommen – reicht hierfür selten mehr aus.

Das Einsammeln relevanter Finanzinformationen beschert vielen Kommunen Probleme

Gerade deswegen gehen immer mehr Städte und Landkreise dazu über, auch unterjährig Informationen von den kommunalen Betrieben einzufordern. Ihr Ziel ist, die finanziellen Entwicklungen der Beteiligungsunternehmen besser einzuschätzen und im Ernstfall schnell reagieren zu können. Doch beim Einsammeln und Auswerten der benötigen Finanzinformationen ergeben sich je nach Kommune unterschiedliche Schwierigkeiten. Zu den häufigsten zählen:

• Die gesammelten Finanzdaten sind uneinheitlich, was ihre Vergleichbarkeit und deren richtige Interpretation erschwert.
• In vielen Fällen sind die Daten nicht vollständig: sei es, weil das Beteiligungsunternehmen sich „nicht in die Karten“ schauen lassen will und/oder der Datenschutz die Weitergabe erschweren.
• Den Kommunen mangelt es an personellen und zeitlichen Ressourcen: Auswerten und Nachhalten von Informationen sind jedoch zeitaufwendig.
• Je nach Beteiligungsstruktur ist das gesammelte Zahlenmaterial komplex: Die Interpretation und die Analyse erfordern genügend fachliches Know-how.
• Mangelnde Datensicherheit: Das Übertragen und Aufbewahren von sensiblen Informationen entspricht nicht immer den aktuellen Sicherheitsstandards.

Manche der genannten Herausforderungen lassen sich überwinden, indem die Kommune und die Unternehmen klare Zielvorgaben vereinbaren. Das betrifft einerseits die zugrundeliegenden Kommunikations- und Bearbeitungsprozesse als auch die Regelungen in Bezug auf Art, Umfang und Vollständigkeit von Informationen.

Eine Schnittstelle zwischen Kommune und Beteiligungen hebt die Zusammenarbeit auf ein nie dagewesenes Niveau

Doch wie können Kommunen Faktoren wie mangelnde Ressourcen, fehlendes Know-how oder unzureichende Datensicherheit begegnen? In vielen Fällen hilft die Nutzung eines spezialisierten Software-Systems, die zunehmend komplexeren Aufgaben des Beteiligungsmanagements zu bewältigen. Gerade mit Blick auf den Datenaustausch und die Kommunikation zwischen kommunalen Beteiligungsmanagement und ihren Unternehmen bietet der Einsatz einer geeigneten Schnittstelle Vorteile:

1. Die zentrale Datenerfassung über eine Schnittstelle sorgt für eine einheitliche Datenbasis. Damit werden vergleichende Auswertungen überhaupt erst möglich und die tägliche Arbeit erleichtert.
2. Die Datenübergabe via Schnittstelle reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und minimiert Fehler, die beispielsweise bei der händischen Eingabe von Daten entstehen.
3. Die Weitergabe von Finanzdaten und Dokumenten via Schnittstelle ist zeitsparend und macht wichtige Informationen für die Entscheidungsfindung sofort verfügbar
4. Die Erfassung über eine Schnittstelle erhöht die Übersicht. Weil Daten klar und strukturiert abgelegt werden, erhöht sich deren Verständlich- und Lesbarkeit
5. Die Vertraulichkeit und der Schutz von Finanzdaten sind im kommunalen Umfeld besonders wichtig. Eine Kommunikation über eine gesicherte Datenschnittstelle bietet ein Vielfaches mehr an Schutz als Alternativen wie E-Mail oder Postweg.
6. Die 1-zu-1-Kommunikation via Schnittstellstelle reduziert Medienbrüche und bietet eine ungleich höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit als der Austausch über Telefon oder E-Mail.

Sie können versuchen, Medienbrüche zu unterbinden – oder Sie vermeiden sie von Anfang an

Gerade mit Blick auf das Thema Medienbruch hilft eine dedizierte Schnittstelle für den Datenaustausch dabei, die eigenen Prozesse zu beschleunigen und unnötige Arbeitsunterbrechungen zu vermeiden. Ihre Stärke liegt darin, dass sie Daten aus verschiedenen Quellen einheitlich zusammenführt und damit Medienbrüchen von vornherein vermeidet.

Weil alle relevanten Daten über eine feste Schnittstelle gesammelt werden und dann zentral an einem Ort verfügbar sind, entfällt der Zwang zwischen unterschiedlichen Anwendungen und Kanälen hin und herzuspringen. Das spart Zeit beim Abarbeiten der täglichen Aufgaben, beschleunigt das Wiederfinden relevanter Informationen und hilft dabei, sich auf die wichtigen Arbeitsschritte zu fokussieren. Das zeigt auch die Praxis und das Beispiel der Landeshauptstadt Kiel.

Dank engem Austausch haben Sie das Finanzrisiko unter Kontrolle

Der Einsatz einer digitalen Datenaustauschplattform sorgt in Kommunen für spürbare Arbeitserleichterungen: Neben der verbesserten Transparenz und dem beschleunigten Informationsaustausch profitieren sie von einer verbesserten Risikokontrolle. Denn liegen wichtige Finanzinformationen früher vor, sind Städte und Landkreise in der Lage, drohende Finanzrisiken schneller zu erkennen und sofort darauf zu reagieren. Darüber hinaus wird durch die zentrale Ablage und klare Darstellung von Informationen das Zusammenspiel zwischen Kommune und Unternehmen, aber auch zwischen den verschiedenen Abteilungen einer Gemeinde gefördert. Das Ergebnis ist eine deutlich verbesserte Zusammenarbeit sowie höhere Zufriedenheit aller am Beteiligungsmanagement beteiligten Akteure.

Die Saxess AG bietet mit fidas.direkt eine Datenaustauschplattform, welche die beschriebenen Herausforderungen überwindet. Wie kaum ein anderes Hilfsmittel unterstützt fidas Kommunen dabei, die wirtschaftlichen Entwicklungen ihrer Unternehmen im engen Austausch zu führen und zu begleiten.

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