Von der Anforderung zum neuen Beteiligungsbericht – Der Use Case Hoyerswerda

Alle reden von reibungslosen Prozessen, doch was genau meinen wir hier bei uns im Unternehmen eigentlich damit? Eine gute Struktur, Transparenz in der Kommunikation und “kurze Dienstwege”. Wie ein solcher Prozess konkret bei uns aussieht, skizzieren wir am Beispiel der kürzlich gestellten Kundenanforderung von Frau Bittner (Sachbearbeiterin Beteiligungsmanagement, Stadt Hoyerswerda).

Vorbesprechung und Anforderungsaufnahme

Frau Bittner ist allein verantwortlich für das Beteiligungsmanagement in Hoyerswerda und setzt dort unsere fidas Software bei ihrer täglichen Arbeit ein. Natürlich ist es für sie daher unabdingbar, dass sie sich optimal mit der Software auskennt und ihre Anforderungen in den Vorlagen abgebildet werden, um ihr die tägliche Arbeit zu erleichtern.

Anfang April 2023 kam Frau Bittner per Mail auf uns zu, um Änderungen im Beteiligungsbericht zu besprechen. Für die Umsetzung gab sie uns ein konkretes Budget vor. Kurz darauf folgte auch schon die Antwort unserer Kolleginnen aus dem Kundenbeziehungsmanagement mit einem Kostenvoranschlag: Durchführung einer Online-Schulung sowie Anpassungen der kundenindividuellen Vorlage. Warum eine Online-Schulung? Dieses Format ermöglicht es der AnwenderIn direkt während der Schulung in fidas zu klicken und die gegebenen Hinweise der KollegInnen unmittelbar umzusetzen. Zudem fallen so keine zusätzlichen Fahrtkosten an.

Online-Schulung und Anpassung der Vorlage

Eine Woche nach dem ersten Mailaustausch wurden die Anforderungen an die Vorlage zum Beteiligungsbericht dann von Frau Bittner eigenständig in ein Ticket in unserem fidas Service Desk eingegossen. Die Änderungswünsche an der Vorlage wurden hierbei von ihr als Word-Dokument mit Änderungsnachverfolgung eingereicht. Das hilft uns dabei eine genaue Vorstellung der Anforderung zu bekommen. Im Falle von Hoyerswerda bedeutete dies: Anpassungen von Texten und Grafiken, sowie Änderungen in der Fußzeile des Steckbriefes. Noch bevor die Online-Schulung stattfand, erhielt Frau Bittner von uns die angepasste Vorlage. In der Schulung kristallisierte sich heraus, dass im Beteiligungsbericht der Stadt Hoyerswerda zusätzlich die Personenrolle ausgegeben werden soll. Die Zuordnung der entsprechenden Personenrolle wurde daher noch gemeinsam in der Schulung erledigt. Im Nachgang haben unsere KollegInnen die Vorlage finalisiert und in die Kundenumgebung hochgeladen.

Anforderungsumsetzung – ein reibungsloser Prozess

Im Kundenmanagement ist es unser Ziel, die Anforderungen unserer AnwenderInnen so schnell und zielgerichtet wie möglich umzusetzen. Dafür haben wir einen klaren Prozess geschaffen, welcher einen reibungslosen Ablauf gewährleisten soll:

 

1. Formulierung der Anforderung: Per Mail oder JIRA-Ticket wird die Anforderung von Ihnen so präzise wie möglich definiert.
2. Erstellen eines Angebots: Damit Sie bereits vorab wissen, welche Kosten auf Sie zukommen, erhalten Sie von uns einen Kostenvoranschlag.
3. Überarbeitung der Vorlage: Mithilfe Ihrer ausformulierten Anforderungen überarbeiten wir Ihre Vorlage, sodass Sie optimal Ihren Wünschen und Bedürfnissen entspricht.
4. Durchführung der Schulung: Wir schulen Sie im Umgang mit der Software, ganz individuell nach Ihren Bedürfnissen. Dabei stellen wir Ihnen natürlich auch alle Neuerungen vor und arbeiten mit Ihnen gemeinsam direkt in der Software.
5. Potentielle Nacharbeiten: Sollten bei unserer Anpassung noch nicht alle Wünsche erfüllt worden sein oder sich während der Schulung noch kleine Änderungen herausstellen, dann werden wir diese im Sinne des Kundenwunsches noch nachträglich anpassen.

Fazit

Im Anwendungsfall der Stadt Hoyerswerda verlief der Prozess rundum reibungslos, wie auch Frau Bittner in einem nachträglichen Gespräch bestätigt:

„Die Vorlagenanpassung erfolgte genau nach meinen Vorgaben und in sehr kurzer Zeit. Ich kann zusammenfassend in einem Satz sagen: schnelle Bearbeitung der Kundenwünsche, professionelle Umsetzung der Anforderungen, leicht verständliche Online-Schulungen, kurze Wartezeiten, sehr nette Mitarbeiter – kurzum die Stadt Hoyerswerda fühlt sich mit der anwenderfreundlichen fidas Software angekommen!“

Damit wir jede Schulung individuell auf Ihre Bedürfnisse abstimmen können, klären wir mit Ihnen zu Beginn die Schwerpunkte. In der Schulung gehen wir dann gemeinsam den Bericht noch einmal schrittweise durch, um ihn im Hinblick auf Aktualität der Informationen zu prüfen und Updates aufgrund vergangener Releases vorstellen zu können. Dabei ist es uns wichtig, dass Sie hin und wieder einmal die Steuerung übernehmen, sodass wir Ihnen beim Arbeiten über die Schulter schauen und dabei noch den ein oder anderen Ratschlag geben können.

Um den gesamten Prozess optimal gestalten zu können ist uns eine klare Kommunikation wichtig. Wir bitten Sie daher Ihre Anforderungen und Ihr Budget vorab so genau wie möglich zu kommunizieren. Gerne können Sie uns auch bereits vorab Themenschwerpunkte für die Schulung, sowie offene Fragen an uns herantragen.

Sie haben eine Frage oder ein konkretes Anliegen? Dann kontaktieren Sie uns gerne telefonisch unter 0341 355 238-0 oder per Mail unter projekte@fidas.de.